16/1993. (XII. 14.) BM rendelet
a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről
1993.12.22.
A közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 28. §-ában foglalt felhatalmazás alapján a közszolgálati adatvédelmi szabályzat alapvető tartalmi követelményeiről, az alapnyilvántartás adatlapjáról, valamint a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatásról a következőket rendelem el:
(2) Az Állami Számvevőszékre e rendeletet külön törvény eltérő rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni.
A közszolgálati alapnyilvántartás
(1) A közszolgálati alapnyilvántartás [R. 10. § (1) bek.] adatlapjának tartalmát és formáját (szerkezetét) az e rendelet 1. számú melléklete szerinti ,,Közszolgálati alapnyilvántartás adatlap''-ja (a továbbiakban: Adatlap) tartalmazza.
(2) A központi közszolgálati nyilvántartás [R. 17. § (1) bek.] részére történő adatszolgáltatás adatait az Adatlapnak az erre szolgáló oldalain, azok szerkezetének megfelelően, az e rendelet 2. számú mellékletével kiadott ,,Központi Közszolgálati Nyilvántartás Működési Szabályzata'' (a továbbiakban: ÜSZ), valamint a közvetlenül megküldésre kerülő ,,Kitöltési Útmutató'' (a továbbiakban: Útmutató) és a ,,Kötelező Kódrendszer'' (a továbbiakban: Kódrendszer) figyelembevételével kell vezetni.
(3) Az Adatlapnak azokat az oldalait, amelyek nem tartoznak a (2) bekezdés hatálya alá, az 1. számú mellékletben meghatározott adattartalommal kell vezetni, de annak szerkezetét eltérően is ki lehet alakítani. A szabadsággal összefüggő azon adatok, amelyekhez — a szabadság nyomon követésén túl — egyéb jogi hatások nem fűződnek, eltérő módon és szervezeti rendben is vezethetők.
(1) A közigazgatási szerv által számítógéppel vezetett alapnyilvántartási rendszer adattartalmának teljes egészében meg kell felelnie az Adatlap tartalmi követelményeinek, továbbá az így kezelt adatok feldolgozásával kinyomtatott iratnak az R. 13. § (1)—(2) bekezdésében foglalt esetekben — a 2. § (2) és (3) bekezdésének figyelembevételével — azonosnak kell lennie az Adatlap megfelelő oldalával.
(2) Ha a közigazgatási szerv a központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatást mágneslemezen vagy távadatátviteli vonalon továbbítja, azt az ÜSZ 2. számú függelékében megadott formátumú állomány alkalmazásával kell teljesíteni.
(1) Adatlapot kell kitölteni annak a köztisztviselőnek, ügykezelőnek, fizikai alkalmazottnak (a továbbiakban együtt: köztisztviselő) az adatairól, aki
a) határozott és határozatlan időre kinevezett;
b) teljes, illetve nem teljes munkaidőben foglalkoztatott;
c) nyugdíjasként foglalkoztatott.
(2) Egyidejűleg további közszolgálati jogviszony — Ktv. 21. §-a (2) bekezdésének figyelembevételével történő — létesítése, valamint áthelyezés esetén a másik, illetőleg az új közigazgatási szerv is köteles Adatlapot kitölteni.
(3) Az Adatlap első alkalommal történő kitöltésekor az érintett köztisztviselő aláírásával igazolja, hogy a felvett adatok helyesek és a valóságnak megfelelnek.
Központi közszolgálati nyilvántartás
(1) A Belügyminisztérium a központi közszolgálati nyilvántartást és a szervazonosító kódot a közigazgatási szerv bejelentkezése alapján alakítja ki. A központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás szempontjából az a közigazgatási szerv minősül adatszolgáltatónak, amelyet a Belügyminisztérium saját szervazonosító kóddal lát el.
(2) Az új közigazgatási szervnek a létrehozását követő harminc napon belül be kell jelentkeznie a Belügyminisztériumnál a központi közszolgálati nyilvántartásba.
a) a közigazgatási szerv nevét;
c) címét, illetve levelezési címét;
d) statisztikai számjelét;
e) a székhelye szerinti megye, illetve régió megnevezését;
f) a felügyeleti szervének megnevezését és címét;
g) a közigazgatási szerv hivatali szervezete vezetőjének a nevét, telefonszámát;
h) a közigazgatási szerv számára megállapított létszámot;
i) a központi közszolgálati nyilvántartásba történő adatszolgáltatás módját;
j) a közszolgálati alapnyilvántartáshoz igényelt adatlapok számát.
(4) A szervazonosító kódot a Belügyminisztérium a központi közszolgálati nyilvántartásba történő bejelentkezés alapján a közigazgatási szervnek közvetlenül küldi meg.
(5) Ha a közigazgatási szerv (3) bekezdésben foglalt adataiban változás történik, a közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője köteles arról a változást követő harminc napon belül a Belügyminisztériumot tájékoztatni.
(6) A közigazgatási szerv megszűnése esetén a jogutód közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője a megszűnést követő harminc napon belül, illetve — jogutód nélküli megszűnés esetén — a megszűnő közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője a megszűnés napján köteles a megszűnés tényét a Belügyminisztériumnak bejelenteni (kijelentkezés).
A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat
(1) A Szabályzat célja, hogy rögzítse és összefoglalja azokat a követelményeket és biztosítékokat, amelyek a helyi sajátosságokra figyelemmel biztosítják az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok kialakítását.
(2) A Szabályzat hatályának ki kell terjednie a közigazgatási szervnél a közszolgálati nyilvántartással és a hozzá kapcsolódó iratok kezelésével összefüggő teljes adatkezelési és informatikai folyamatra.
(3) A Szabályzatban meg kell határozni azokat a legszükségesebb ügyviteli, adatbiztonsági és védelmi intézkedéseket, amelyek az adott közigazgatási szervnél biztosítják a közszolgálati nyilvántartásra és a személyi iratokra vonatkozó általános és különös adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok végrehajtását.
(4) A Szabályzatban rendelkezni kell különösen
a) a közszolgálati jogviszonyban állók adatainak az adatvédelmi követelményeknek megfelelő gyűjtéséről, feldolgozásáról, felhasználásáról, továbbításáról;
b) az érintett köztisztviselő adatbetekintési és adathelyesbítési joga gyakorlásának módjáról;
d) a közszolgálati nyilvántartást és a személyi iratokat kezelő köztisztviselők feladatairól, adathozzáférési jogosultságuk terjedelméről és felelősségükről;
e) a jogosulatlan hozzáférés megakadályozásának eszközeiről;
f) az információrendszert közvetve vagy közvetlenül fenyegető veszélyforrások kiküszöbölésének módjáról.
(5) A Szabályzatnak tartalmaznia kell a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes rendszere biztonságos üzemelésének szabályait.
(1) A központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás technikai szabályait és teljesítésének határidejét az ÜSZ tartalmazza.
(2) A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatot (R. 26. §) az e rendelet 3. számú mellékletével kiadott Mintaszabályzat figyelembevételével kell elkészíteni.
(1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.
(2) A központi közszolgálati nyilvántartás Kódrendszerét és Útmutatóját az adatszolgáltató közigazgatási szervek részére a Belügyminisztérium közvetlenül küldi meg és egyidejűleg a hivatalos közlönyében közzéteszi.
(3) A Kódrendszer és az Útmutató karbantartásáról és annak az adatszolgáltatókhoz a (2) bekezdésben meghatározott módon történő eljuttatásáról a Belügyminisztérium szükség szerint gondoskodik.
(4) A közszolgálati alapnyilvántartáshoz szükséges Adatlapot a Belügyminisztérium biztosítja.
Dr. Boross Péter s. k.,
belügyminiszter
1. számú melléklet a 16/1993. (XII. 14.) BM rendelethez
KÖZSZOLGÁLATI NYILVÁNTARTÁS ADATLAPJA 1
2. számú melléklet a 16/1993. (XII. 14.) BM rendelethez
Központi Közszolgálati Nyilvántartás Működési Szabályzata
1. A Központi Közszolgálati Nyilvántartás Működési Szabályzata (a továbbiakban: ÜSZ) a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvényben (a továbbiakban: Ktv.) a közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: R.) és a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 16/1993. (XII. 14.) BM rendeletben (a továbbiakban: Vhr.) szereplő, a központi közszolgálati nyilvántartással összefüggő feladatok szakmai, technikai szabályait és teljesítésük határidőit tartalmazza. 2. Az adatszolgáltató közigazgatási szerv (a továbbiakban: adatszolgáltató) az adatszolgáltatást a 14. pontban szereplő határidők szerint teljesíti oly módon, hogy a Vhr. 2. § (1) bekezdésében meghatározott adatlap I, S, T, N, V—VL, J, B, VEZ—VEZM, IL, D, TAR—TARM, JV
betűjelű oldalain szereplő adatokat a helyileg kialakított hivatalos úton vagy ajánlott levélben megküldi az R. 19. § (1) bekezdése alapján a székhelye szerint illetékes köztársasági megbízott hivatalához, illetve a Belügyminisztérium Közigazgatásfejlesztési Főosztályához (a továbbiakban: adatgyűjtő). 3. Az adatszolgáltatás teljesítésének módja:
— papír alapú adathordozó esetében az adatlap 2. pontban felsorolt és kitöltött oldalainak önindigós másolatát le kell választani és az ÜSZ 1. számú függelékében közölt Kísérőjegyzék egyidejű kitöltésével megküldeni az adatgyűjtőnek; — az adatgyűjtőhöz az oldalakat a Kísérőjegyzéknek megfelelő csoportosításban küldi az adatszolgáltató; egy csoportba kerülnek azok az oldalak, melyeket első alkalommal küld, a másikba azok, melyeken javított adatok találhatók; mindkét csoportban az oldalak a Kísérőjegyzék szerinti sorrendben követik egymást, azaz legfelül vannak az ,,I'' jelű oldalak, alattuk az ,,S'' jelűek, legalul pedig a ,,JV'' jelűek;
— a számítógéppel vezetett közszolgálati alapnyilvántartás esetén az adatok mágneslemezen és távadatátvitellel is továbbíthatók az adatgyűjtőnek az ,,Állományformátum a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adat és adatváltozás jelentésére'' című, az ÜSZ 2. számú függelékében közölt anyag előírásai szerint; — a Kísérőjegyzéket, illetve az adatváltozás jelentésére szolgáló állományt abban az esetben is el kell küldeni az adatgyűjtőhöz, ha az adatszolgáltató szervnél a kérdéses ciklusban nem volt jelentendő változás. Ebben az esetben az állomány csak a kísérő információk értelemszerűen kitöltött rekordját tartalmazza.
4. A központi közszolgálati nyilvántartás induló adatbázisa létrehozását szolgáló első adatszolgáltatás határideje:
E határidőre az adatszolgáltató a Vhr. 4. § (1)—(2) bekezdésében meghatározott személyeknek az 1993. december 31-i állapotnak megfelelő adatait köteles — a Kitöltési Útmutatóban foglalt eltérések figyelembevételével — jelenteni az adatgyűjtőnek. Az 1994. január 1-je után közszolgálati jogviszonyt létesítők adatait, illetve az 1994. január 1-je után bekövetkezett adatváltozásokat a 14. pontban foglalt határidők betartásával kell folyamatosan jelenteni az adatgyűjtőnek.
5. Az adatszolgáltató köteles gondoskodni az adatgyűjtő, valamint a Belügyminisztérium által jelzett adathibák kijavításáról és azokat egyidejűleg a közszolgálati alapnyilvántartáson is át kell vezetni. A javított adatokat a soron következő adatszolgáltatási határidőre kell megküldeni az adatgyűjtőnek.
A Jelentőlapot az adatszolgáltatónak, az adatgyűjtőnek és a Belügyminisztériumnak ,,Szolgálati titok''-ként kell kezelnie.
7. Az adatszolgáltató a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatban rendelkezik a központi közszolgálati nyilvántartásba történő adatszolgáltatással összefüggő iratok és számítástechnikai adathordozók (Kísérőjegyzék, Jelentőlap, hibajavítással kapcsolatos iratok) adatvédelméről és kezeléséről.
8. Az adatszolgáltató az R. 19. § (1) bekezdésében foglalt előírások szerint küldi meg az adatokat az adatgyűjtőnek. A Belügyminisztérium az adatszolgáltatót a Vhr. 5. § (4) bekezdésében előírt értesítéssel egyidejűleg tájékoztatja arról, hogy melyik adatgyűjtőhöz tartozik. Az adatgyűjtő az adatszolgáltatótól begyűjtött adatokat — azok ellenőrzése után — a 14. pontban meghatározott határidőre továbbítja a Belügyminisztérium Adatfeldolgozó Hivatalának (a továbbiakban: üzemeltető).
— ellenőrzi az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését;
— fogadja és ellenőrzi az adatszolgáltatótól érkező adatok teljességét és olvashatóságát;
— a helyben felfedett hibákat — az adatszolgáltatóval történő egyeztetést követően kijavítja, illetve intézkedik, hogy az adatszolgáltató a hibát kijavítsa;
— az ellenőrzött adatokat továbbítja az üzemeltetőhöz;
— intézkedik az elmulasztott adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése érdekében;
— gondoskodik a Belügyminisztérium által jelzett hibák kijavíttatásáról;
b) Adatlapon történő adatszolgáltatás esetében:
— az adatgyűjtő az átadott adatlapoldalak oldalankénti számának ellenőrzése után az átvett oldalak darabszámát bejegyzi a kísérőjegyzékre;
— a kísérőjegyzéken lévő információkat rögzíti számítógépes rendszerében;
— a formai ellenőrzés során megvizsgálja, hogy
helyes-e a technikai azonosítónak az adatszolgáltatóra vonatkozó első hat számjegye.
A helyben javítható hibákat — az adatszolgáltatóval történő konzultációt követően — javítja.
A Kísérőjegyzéken lévő adatokat beviszi a számítógépes rendszerébe, továbbá rögzíti az általa javított adatlapoldalak számát, valamint javításra az adatszolgáltatóhoz visszaküldendő adatlapoldalak számát és technikai azonosító kódját.
A helyben nem javítható hibák esetén a hibás adatlap-oldalakat és a kísérőjegyzéket visszajuttatja az adatszolgáltató szervhez és felhívja az adatszolgáltatót a hiba határidőre történő kijavítására.
c) Mágneslemezen vagy távadatátvitellel kapott adatok esetén az üzemeltető által biztosított program alkalmazásával
— formailag ellenőrzi az adatokat (olvashatóság, a technikai azonosító helyessége szempontjából);
— a lemez átvételét regisztrálja;
— hibátlan szerkezetű állomány esetén a javításra nem szoruló rekordokat felveszi az üzemeltetőhöz továbbítandó adatok közé;
— az átvett rekordok számát típusonként nyilvántartásba veszi;
— a hibás szerkezetű adatállományokat, illetve a hibás rekordokat adatszolgáltatónként hibaállományba gyűjti, hibaüzenetekkel látja el, majd a hibaállományt eljuttatja az adatszolgáltatóhoz és felhívja az adatszolgáltatót a hiba határidőre történő kijavítására.
d) Az adatgyűjtő a hiba nélküli adatlapoldalakat, valamint a hibátlan adatállományt továbbítja az üzemeltetőhöz. A továbbítás — az alkalmazott infrastruktúrától függően — távadatátviteli vonalon, vagy a futárszolgálat útján történik.
Az adatgyűjtő az adatszolgáltatók által küldött változásjelentő állományok közül az utolsó hármat megőrzi, az előző adatokat törli rendszeréből.
Az adatgyűjtő az adatszolgáltatótól kapott lemezeket köteles megőrizni és hibátlan állapotban az adatszolgáltatónak visszajuttatni évenként kétszer, június 30-án és december 31-én.
e) Az adatgyűjtő minden félév végén megkapja egy állományban az adatgyűjtői területéhez tartozó adatszolgáltatók adatainak táblázatait. Ezeket a rendelkezésére bocsátott programmal szervenként szétválogatja, kinyomtatja és postázza, vagy távadatátviteli vonalon továbbítja az adatszolgáltatókhoz.
10. A központi közszolgálati nyilvántartás számítógépes információs rendszerének felelőse a BM Közigazgatásfejlesztési Főosztály. (A Közigazgatásfejlesztési Főosztály a központi közigazgatási szervek vonatkozásában ellátja az adatgyűjtői feladatokat is.) A központi közszolgálati nyilvántartással összefüggő feladatai:
— koordinálja az adatszolgáltatók, adatgyűjtők és az üzemeltető együttműködését;
— összehangolja a központi közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos feladatokat;
— ellátja a közigazgatási szervnek a Vhr. 5. §-ában foglalt bejelentkezésével és kijelentkezésével kapcsolatos feladatokat; — ellátja a központi közszolgálati nyilvántartásban szereplők betekintési joga gyakorlásának biztosításával összefüggő tevékenységet;
— gondoskodik a központi közszolgálati nyilvántartás számítógépes rendszerének jogszerű működéséről, dokumentálásáról és az adatvédelmi, adatbiztonsági követelmények betartásáról;
— közreműködik a hibajavításban, és ellenőrzi az adatok feldolgozását és az eredménytáblákat.
11. A központi közszolgálati nyilvántartás számítógépes információs rendszerének üzemeltetője
— gyűjti, tárolja, archiválja, védi, karbantartja és az ÜSZ 14. számú pontjában szereplő határidők szerint feldolgozza a központi közszolgálati nyilvántartás adatait;
— elkészíti a szükséges dokumentációkat;
— az adatfeldolgozás során észlelt adatszolgáltatási hibákat az adatgyűjtő útján javíttatja az adatszolgáltatóval;
— felelős a központi közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos technikai adatvédelem és adatbiztonság biztosításáért, a rendszer működési zavarainak kiküszöböléséért.
12. Az R. 21. § (1)—(2) bekezdésében foglalt betekintési jog gyakorlásának során a köztisztviselő az adatszolgáltatótól kapott — a saját technikai azonosító kódját tartalmazó — igazolással a BM Közigazgatásfejlesztési Főosztályánál kérheti, hogy betekinthessen a központi közszolgálati nyilvántartásban tárolt saját adataiba. Az igazolásnak tartalmaznia kell az alkalmazó közigazgatási szerv nevét, címét, az érintett nevét és technikai azonosító kódját, az érintett közszolgálati jogviszonya fennállásának tényét, az igazolás kiállításának célját és az igazolást kiadó nevét, beosztását és aláírását.
A BM Közigazgatásfejlesztési Főosztálya köteles az igazolásban szereplő technikai azonosító kódon nyilvántartott valamennyi információt — a kérelmező személyazonosságának megállapítása után — a köztisztviselő számára értelmezhető módon megjeleníteni vagy igény szerint írásban kinyomtatni az igénylést követően azonnal, de legkésőbb 3 munkanapon belül. A betekintési jogot gyakorló köztisztviselő a számára kiadott igazoláson szereplő technikai azonosító kódot más szervnek vagy személynek nem adhatja át. Az igazolást a betekintési jog gyakorlásának dokumentálása céljából a továbbiakban a BM Közigazgatásfejlesztési Főosztálya kezeli.
Amennyiben a betekintés során az adatok tévesnek bizonyulnak, a Belügyminisztérium, az adatgyűjtő és az adatszolgáltató 30 napon belül köteles a hiba forrását együttesen feltárni, a hibás adatot kijavítani, és erről az érintettet értesíteni.
13. A központi közszolgálati nyilvántartásban tárolt és feldolgozott adatoknak a naprakészségénél figyelemmel kell lenni az adatszolgáltatás és adatkarbantartás között eltelt időre, valamint arra, hogy 1994. szeptember 30-ig az 1993. december 31-i állapotnak megfelelő adatállomány szerint teljesíti a központi közszolgálati nyilvántartás az adatszolgáltatási kötelezettségeit.
14. A központi közszolgálati nyilvántartás adatgyűjtési határidői
Az adatgyűtés megnevezése
Az induló adatbázis létrehozásához előírt első adatszolgáltatás:
Adatszolgáltatási időszak : Az 1993. december 31-i állapot szerinti adatok. Kitöltési útmutatóban meghatározottak szerint
Adatszolgáltatási és adattovábbítási határidő:
adatszolgáltató számára : 1994. 02. 28.
adatgyűjtő számára : folyamatos (legalább hetenként), de legkésőbb 1994. 03. 25.
Folyamatos változás jelentés:
Adatszolgáltatási időszak : 1994. 01. 01.—02. 28.
további határidők: a tárgyhót követő hónap 15. napja
Adatszolgáltatási és adattovábbítási határidő:
adatszolgáltató számára : 1994. 03. 15.
adatgyűjtő számára : 1994. 05. 01.
A további határidők értelemszerűen ismétlődnek.
A Belügyminisztérium határidői a központi közszolgálati nyilvántartás számítógépes információs rendszeréből teljesített adatszolgáltatásokra
_____________________________________________________
Az adatszolgáltatás megnevezése | határideje
_____________________________________________________
| Minden naptári év
május 31.
| Minden naptári év
március 31.
június 30.
szeptember 30.
december 31.
| Minden naptári év
március 31.
június 30.
szeptember 30.
december 31.
| Minden naptári év
június 30.
december 31.
| 1994. május 31.—szeptember 30. között az 1993. december 31-i állapot szerinti adatok alapján, 1994. szeptember 30. után naprakészen, folyamatosan
Állományformátum a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adat és adatváltozás jelentésére
1. Az állományformátum célja
Az állományformátum meghatározása azt a célt szolgálja, hogy a számítástechnikai eszközökkel vezetett közszolgálati alapnyilvántartásokból távadatátvitellel vagy hajlékony mágneslemezen közvetlenül, adatlap közbeiktatása nélkül lehessen adatokat szolgáltatni a központi közszolgálati nyilvántartás részére.
2. Az állomány általános leírása
Az állomány adattartalmára, valamint a kódszótárakra vonatkozóan az Adatlap kitöltési útmutatója az irányadó.
Az állomány szöveges állomány, feltöltésére az MSZ 7795—3 szabvány szerinti ASCII, illetve ASCII/PC vagy pedig a CWI karakterkódok használhatók.
Az állomány rekordokból tevődik össze, az egyes rekordok hézag nélkül követik egymást.
Az első rekord az állományra vonatkozó kísérő információkat tartalmazza, további rekordjai az adatlap egyes lapjainak felelnek meg, s a KÖZIGTAD-ba jelentett adatokat tartalmazzák.
Ha egy adatváltozás-jelentési ciklusban nincs jelentendő adatváltozás, az állományt akkor is el kell küldeni. Ekkor az állomány csak az értelemszerűen kitöltött első rekordból áll.
Az első rekordban kötelezően fel kell tölteni az 1., 2., 6., 7., 8. és 9. adatcsoportokat, a többi adatcsoportot az adatszolgáltató szerv igény szerint használhatja fel, vagy szóközökkel tölti ki.
Az adatváltozásokat hordozó rekordok tartalmuktól függetlenül, tetszőleges sorrendben követhetik egymást.
A rekordokat rekordsorszám előzi meg, mely az állomány első, kísérő információkat tartalmazó rekordja esetén 0, majd pedig egyesével folyamatosan nő. A 999 sorszám után újból 0 következik. Ezek a sorszámok a rekordoknak csak az állományon belüli sorrendjét határozzák meg.
A rekordok adatcsoportokból, az adatcsoportok pedig mezőkből épülnek fel. Egy adatcsoportba a logikailag összetartozó mezők kerülnek. A későbbiekben az egy adatcsoportba tartozó mezőket egy sorban, vesszővel elválasztva soroljuk fel.
A rekordok definiálásakor az egyes adatcsoportok szélességét adjuk meg. A mezők szélessége közvetlenül az elnevezésükből derül ki. Az adatcsoport szélessége a hozzá tartozó mezők szélességének összege, a rekord szélessége pedig adatcsoportjai szélességének az összegénél kettővel nagyobb.
A mezők, s így a rekordok mérete az aktuális kitöltöttségtől függetlenül állandó. Az üres mezőket a ,,szóköz'' karakter kódjával (hex 20) kell feltölteni. A későbbiekben a könnyebb olvashatóság kedvéért a szóközt a ~ karakter jelöli.
A rekordokat a ,,kocsivissza'' (hex 0D) és a ,,soremelés'' (hex 0A), az állományt pedig a ,,file vége'' (hex 1A) kódok zárják le.
Az adatváltozásokat tartalmazó rekordok első öt adatcsoportja azonos szerkezetű és a rekordot azonosító információkat tartalmaz.
Az első adatcsoport egyetlen mezőből áll, mely a már említett állományon belüli sorszámot tartalmazza.
A második adatcsoport egyetlen számból áll, mely 0 vagy 1 lehet. A 0 azt jelzi, hogy a rekordban található adatokat az első alkalommal jelentik a központi közszolgálati nyilvántartás számára, azaz az adott technikai azonosítót és lapsorszámot tartalmazó rekordot eddig még nem küldtek.
Ha a jelző értéke 1, az arra utal, hogy a rekordban található adatokat egy előzőleg küldött adatváltozás-jelentő rekord javításaként küldik a központi közszolgálati nyilvántartás részére. Ebben az esetben a technikai azonosító és a lapsorszám megegyezik a javított rekordban küldött technikai azonosítóval és lapsorszámmal.
A harmadik adatcsoportot szintén egy mező alkotja, mely annak a személynek a technikai azonosítóját tartalmazza, akinek az adatai a rekordban találhatók.
A negyedik adatcsoport azt az időpontot tartalmazza, amikor a rekordban található adatokat a közszolgálati alapnyilvántartásba felvették. Ez az időpont az adatlapon vezetett közszolgálati alapnyilvántartás ,,a kitöltés időpontja'' adatának megfelelője. Az adatcsoport az év, hónap és nap mezőkből áll.
Az ötödik adatcsoportba két mező tartozik. Az első mező a rekordban közölt információk jellegére utal, a második mező pedig egy sorszámot tartalmaz, mely megmondja, hogy az adott személyről ilyen jellegű adatváltozást hányadik alkalommal vettek fel a közszolgálati alapnyilvántartásba. Ez az adatcsoport az adatlapon a lap sorszámának felel meg.
3. Jelölések, elnevezések
SZÁM (n) n jegyből álló, előnullázott karaktersorozat, mely egy decimális számot ábrázol (a 2. pontban leírtaknak megfelelően, ha nincs kitöltve, akkor szóközöket tartalmaz).
SZÖVEG (n) n alfanumerikus karakterből álló, balra igazított sorozat, mely szöveges információt tartalmaz, és jobbról szóközzel van feltöltve.
ÉV 1 SZÁM (4), mely évszámot tartalmaz.
ÉV 2 SZÁM (2), mely időtartamot tartalmaz években.
HÓ SZÁM (2), mely hónapot vagy pedig hónapokban mért időtartamot tartalmaz.
NAP SZÁM (2), mely napot vagy pedig napokban mért időtartamot tartalmaz.
Az idézőjelek (,,'') közé tett karaktersorozatot az adott mezőnek az adott részére be kell írni.
Szabad formátumú szövegen olyan alfanumerikus karakterekből álló sorozatot kell érteni, melyet nem kötelező semelyik irányba sem igazítani.
Az állomány neve nyolc, a név kiterjesztése pedig három karakterből áll.
A név első hat karaktere az adatokat küldő szerv azonosító száma, mely megegyezik az adatlapon a technikai azonosító első hat jegyével. Az utolsó két karakter annak az évszámnak az utolsó két jegyével egyezik meg, amely évben az állományt létrehozták. A kiterjesztés az adott évben az adott szerv által elkészített adatjelentő állományok sorszámát tartalmazza. Az első állomány sorszáma 001, a következőké pedig folyamatosan egyesével növekszik.
5. A kísérő információk rekordjának szerkezete3
6. Az adatváltozást tartalmazó rekordok leírása4
3. számú melléklet a 16/1993. (XII. 14.) BM rendelethez
KÖZSZOLGÁLATI ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
Közigazgatási szerv neve:
Ez a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a (………… közigazgatási szerv neve) közszolgálati nyilvántartásával összefüggő legfontosabb adatvédelmi, informatikai-biztonsági szabályokat tartalmazza különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre.
I. Általános rendelkezések
A Szabályzat elkészítésekor figyelembe veendő jogszabályok:
— a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 16/1993. (XII. 14.) BM rendelet (a továbbiakban: Vhr.).
1. A Szabályzatban rendelkezni kell
a) a személyi iratok (ideértve a közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat is) kezelésének adatvédelmi követelményeiről, külön kiemelve a személyi anyag kezelésével kapcsolatos szabályokat;
b) a közszolgálati alapnyilvántartás adatlapja vezetésének adatvédelmi szabályairól;
d) a közszolgálati nyilvántartásban és a személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyes felelősségéről;
e) a közszolgálati nyilvántartást kezelő, személyes adatot tartalmazó számítógépes információs rendszer(ek) adatvédelmi és adatbiztonsági szabályairól.
2. A II/1. a), b), c) pontokban foglalt szabályokat minden közigazgatási szerv a sajátosságainak megfelelően állapítja meg.
A d) és e) pontokban foglalt szabályok megállapításához az alábbi szempontokat kell figyelembe venni:
A felelősségi viszonyok szabályozása:
1. A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért
— a közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője,
— az érintett köztisztviselő felettese,
— a minősítést végző vezető,
— a személyzeti szerv vezetője,
— a személyzeti feladatot ellátó köztisztviselő,
— a köztisztviselő, ügykezelő, fizikai alkalmazott a saját adatainak közlése tekintetében
2. A közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője felel a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint az e szabályzatban rögzített előírások megtartásáért, illetve e követelmények teljesítésének ellenőrzéséért. E felelősségi körében köteles gondoskodni
— a közszolgálati adatvédelmi szabályzat kiadásáról;
— az ellenőrzés módszereinek és rendszerének kialakításáról és működtetéséről;
— a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok védelmével kapcsolatos követelmények közigazgatási szerven belüli közzétételéről.
3. A köztisztviselő — közszolgálati jogviszonyban álló — felettese felelősségi körén belül köteles a Ktv. 63. § (1) és 64. § (2) bekezdésében foglalt jogosultságának gyakorlása esetén az Adatlapon dokumentálni a jogosultság gyakorlásának jogalapját, valamint a megismerni kívánt adatok körét. 4. A minősítést végző vezető felelősségi körén belül gondoskodik arról, hogy a minősítés folyamatába a Ktv. 35. § (1) bekezdése alapján bevont harmadik személy kizárólag csak a jogszerű és tárgyilagos minősítéshez szükséges adatokat ismerhesse meg. 5. A személyzeti szerv vezetője felelősségi körén belül köteles intézkedni arról, hogy
— az R. 9. § (3) bekezdésében foglalt esetben az adatot a megfelelő személyi, illetve személyzeti iratra az adat keletkezésétől, illetőleg változásától számított — legkésőbb 3 munkanapon belül — rávezessék; — a köztisztviselő által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítését és kijavítását az R. 6. § (2) bekezdése alapján történt kezdeményezés és igazolás alapján legkésőbb 3 munkanapon belül átvezessék; — ha a köztisztviselő az R. 6. § (2) bekezdése alapján egyéb, nem általa szolgáltatott adatainak kijavítását vagy helyesbítését kéri, kezdeményezi a munkáltatói jogkör gyakorlójánál az adathelyesbítés, illetve kijavítás engedélyezését. A munkáltatói jogkör gyakorlójának döntése alapján haladéktalanul köteles eljárni. 6. A személyzeti feladatot ellátó köztisztviselő felelősségi körén belül köteles
— gondoskodni arról, hogy az általa kezelt — a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő — adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen az R. 9. § (3) bekezdésében felsorolt iratok, valamint jogszabályi rendelkezések tartalmának; — gondoskodni arról, hogy a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely az R. 9. § (3) bekezdésében foglalt adatforráson alapul; — a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményezni a személyzeti szervezet vezetőjénél, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg.
A személyzeti feladatot ellátó köztisztviselőn minden olyan köztisztviselőt, illetve ügykezelőt (adatrögzítőt) érteni kell, aki a közigazgatási szervnél tevékenysége során a közszolgálati nyilvántartással és személyi irattal összefüggő adatot kezel.
7. A köztisztviselő, ügykezelő, fizikai alkalmazott felelős azért, hogy az általa a közigazgatási szerv részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek.
A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő személyes adatokat tartalmazó számítógépes információs rendszer (számítógéppel vezetett közszolgálati alapnyilvántartás) védelmének szabályozása azt a célt szolgálja, hogy biztosítsa az információs rendszerben az adatkezelés fizikai biztonságát, a működtetés rendjét (adatbiztonság szabályozása).
1. Az adatbiztonság szabályozásának biztosítania kell
a) az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszközökhöz történő illetéktelen fizikai hozzáférés megakadályozását;
b) az adathordozók tartalma illetéktelen megismerésének, lemásolásának, megváltoztatásának vagy az adathordozó eltávolításának a megelőzését;
c) annak megakadályozását, hogy az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszköztárba illetéktelen bevitelt hajtsanak végre, vagy a tár tartalmát illetéktelenül megismerjék, töröljék, vagy bármilyen módon megváltoztassák;
d) annak megakadályozását, hogy adatkezelésre használt távadatátviteli vonalon az adatokhoz illetéktelenül hozzáférjenek;
e) a hozzáférési jogosultság betartását;
f) azoknak az azonosítását, akiknek az adatkezelésből adatokat továbbítanak;
g) annak azonosítását, hogy a számítástechnikai, valamint manuálisan vezetett eszköztárba milyen adatokat, mikor és ki rögzített, illetve intézkedett a rögzítésről;
h) annak megakadályozását, hogy az adatok továbbítása alkalmával az adatokat illetéktelenül megismerjék, lemásolják, töröljék, vagy bármilyen módon megváltoztassák.
2. A fizikai biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:
— az adathordozó eszközök elhelyezésére szolgáló helyiségeket úgy kell kialakítani, hogy elegendő biztonságot nyújtsanak illetéktelen vagy erőszakos behatolás, tűz vagy természeti csapás ellen;
— azokba a helyiségekbe, ahol adatkezelés folyik, a személyek belépését a hivatalos feladataikkal összhangban megállapított felhatalmazás alapján kell szabályozni, ellenőrizni;
— számítástechnikai eszközzel olvasható és manuális adathordozók tárolását, felhasználását és a hozzáférést ellenőrizni kell;
— az adathordozókról, azok mozgásáról, tartalmáról és felhasználásukról nyilvántartást kell vezetni;
— meg kell határozni azoknak a személyeknek a körét, akik az adathordozó eszközöket üzemeltethetik;
— a számítástechnikai eszközök hozzáférési kulcsát (azonosító kártya, jelszó) szolgálati titokként kell kezelni;
— gondoskodni kell arról, hogy a számítástechnikai eszközök biztonsági megoldásainak dokumentációjához csak az arra felhatalmazott személyek férjenek hozzá.
3. Az üzemeltetési biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:
— össze kell állítani és elérhető helyen kell tartani a számítástechnikai eszközök használatára felhatalmazott személyek névsorát, feladataikat körül kell határolni;
— meg kell határozni az adatokhoz való hozzáférés szintjének szabályait;
— külső személy — pl. karbantartás, javítás, fejlesztés céljából — a számítástechnikai eszközökhöz lehetőleg úgy férjen hozzá, hogy a kezelt adatokat ne ismerje meg;
— a számítástechnikai rendszert — ideértve a programokat is — dokumentálni kell. A rendszer vagy annak bármely eleme csak az arra illetékes személy felhatalmazásával változtatható meg, amelyet ellenőrizni kell;
— a hozzáférés jelszavait időközönként, de az üzemeltető személyének megváltozásakor azzal egyidejűleg meg kell változtatni. Jelszót ismételten nem lehet kiadni;
— a számítástechnikai rendszer üzemeltetéséről — hagyományos vagy automatikus módon — nyilvántartást kell vezetni, amelyet az arra illetékes személynek folyamatosan ellenőriznie kell;
— a rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó (hagyományos vagy számítástechnikai eszközzel olvasható) dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy elvesztésük, elcserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen;
— olyan tervet kell kidolgozni, amely a számítástechnikai eszközök előre nem látható üzemzavarának hatását ellensúlyozni képes intézkedéseket tartalmaz.
4. A technikai biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:
— az adatok és programok véletlen vagy szándékos megrongálását számítástechnikai módszerekkel is meg kell akadályozni;
— az adatállományok kezelését úgy kell megszervezni, hogy részleges vagy teljes megsemmisülésük esetén tartalmuk rekonstruálható legyen, az adatállományok tartalmát képező adattételek számát folyamatosan ellenőrizni kell;
— a hozzáférést jelszavakkal kell ellenőrizni;
— az adatok és az adatállományok változását naplózni kell;
— az adatbevitel során a bevitt adatok helyességét ellenőrizni kell;
— on-line adatmozgás kezdeményezésének jogosultságát ellenőrizni kell;
— programfejlesztés vagy próba céljára valódi adatok felhasználását — ha a próbát külső szerv vagy személy végzi — el kell kerülni.
5. Az információtovábbítás szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:
— a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes információs rendszeréből adatot szolgáltatni
— mely jogszabály alapján,
— a rendszer adminisztrációjának teljes körűen tükröznie kell az adatszolgáltatást;
— a Ktv. 31. § (6) bekezdésében meghatározott körbe tartozó központi közigazgatási szervek a központi közszolgálati nyilvántartás számára teljesített adatszolgáltatásuk során a vezetők nevét és technikai azonosító kódját tartalmazó adathordozójukat szolgálati titokként, a TÜK szabályok betartása mellett kezelik.
Megjegyzés: A közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője saját hatáskörében dönti el, hogy a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatot különállóan vagy milyen egyéb formában adja ki, és gondoskodik arról, hogy a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat előírásait minden érintett megismerje.
A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat tartalmát érintő jogszabályi változások esetén a Szabályzatot ki kell egészíteni, vagy szükség esetén módosítani.
