68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet

a közszolgálati nyilvántartásról¹

2001.07.01.

A Kormány a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 80. § (1) bekezdésének b) és c) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a közszolgálati nyilvántartásról és a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő személyi iratokról a következőket rendeli el:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

1. §

(1)² E rendelet hatálya a Ktv. 1. § (1) és (2) bekezdésében meghatározott szervekre (a továbbiakban: közigazgatási szerv) és az e szervekkel közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkre terjed ki.

(2) E rendelet szerint kell ellátni a köztisztviselő személyi iratainak és adatainak kezelését, továbbá a közszolgálati alapnyilvántartás és a központi közszolgálati nyilvántartás (KÖZIGTAD) vezetését (a továbbiakban együtt: közszolgálati nyilvántartás).

(3) E rendeletet a közszolgálati jogviszony megszűnése után, illetve az e jogviszony létesítésére irányuló előzetes eljárásokra is megfelelően alkalmazni kell.

2. §³

3. §

(1) A közszolgálati nyilvántartásban szereplő személyes adatok védelméért, az adatkezelés jogszerűségéért felelős:

a) a köztisztviselővel közszolgálati jogviszonyban levő közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, helyi önkormányzat képviselő-testületének polgármesteri hivatala esetén a jegyző (főjegyző), a megyei jogú város kerületi hivatala vezetője, a körjegyző;

b) a KÖZIGTAD kezelése, az abból történő adatszolgáltatás, valamint az ehhez kapcsolódó iratok kezelése tekintetében a belügyminiszter.

(2)⁴

(3)⁵

4. §

(1) A közszolgálati nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat csak a 3. § (1) bekezdése szerinti vezető által e feladattal megbízott szervezeti egység vagy köztisztviselő (a továbbiakban: személyzeti szerv) láthatja el.

(2) A személyzeti szerv a közszolgálati nyilvántartásban szereplő, nem közérdekű személyes adatokat csak törvényben meghatározott esetekben és célokra, illetve az érintett köztisztviselő erre irányuló írásbeli kérelmére használhatja fel, illetve adhatja át harmadik személynek.

(3) Az illetményszámfejtéssel megbízott szervnek csak azok az adatok továbbíthatók, amelyek az ezzel kapcsolatos feladatok ellátását szabályozó törvények szerint nélkülözhetetlenek a köztisztviselő illetményének számfejtéséhez, valamint a társadalombiztosítással, családi pótlékkal, személyi jövedelemadóval összefüggő feladatok ellátásához. Egyéb adatok továbbítását az illetményszámfejtéssel megbízott szerv nem kezdeményezheti. Az átadott adatok védelméért, kezelésük jogszerűségéért az illetményszámfejtést végző szerv vezetője a felelős.

5. §

(1) A közigazgatási szerv, illetve a személyzeti szerv a köztisztviselő — írásbeli kérelmére — olyan adatait is kezelheti, amelyek átadására törvény a köztisztviselőt nem kötelezi. Ezek az adatok azonban csak a köztisztviselő által megjelölt célra használhatók fel és csak írásbeli hozzájárulásával továbbíthatók más szerv részére.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott adatokat elkülönítetten kell kezelni és az ezekben szereplő személyazonosító adatokat a köztisztviselő kérésére haladéktalanul törölni kell.

(3) Az (1) bekezdés alapján kezelt adatokból személyazonosításra alkalmatlan módon adatfeldolgozás, illetve adatszolgáltatás készíthető.

6. §

(1) A személyzeti szerv köteles biztosítani, hogy a köztisztviselő a róla nyilvántartott adatokba és iratokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot vagy kivonatot kaphasson.

(2) A köztisztviselő kérheti adatai helyesbítését, illetve kijavítását, melyet a személyzeti szerv köteles teljesíteni. A közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatok helyesbítését vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata vagy döntésének az illetékes szerv által történt megváltoztatása alapján lehet kérni.

(3) A köztisztviselő jogosult megismerni, hogy a közszolgálati nyilvántartásban szereplő adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították. Ennek biztosítása érdekében a személyzeti szerv adatszolgáltatási nyilvántartást vezet, melyet az adat kiadásától számított 5 évig meg kell őrizni.

(4)⁶

II. Fejezet

A személyi irat kezelése

7. §

(1) Személyi irat minden — bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett — adathordozó, amely a közszolgálati jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a köztisztviselő személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.

(2) A személyi iratok köre:

a) a személyi anyag [Ktv. 64. § (1) bek.] iratai (a továbbiakban: személyzeti irat);

b) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok;

c) a köztisztviselőnek a közszolgálati jogviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok (adóbevallás, fizetési letiltás stb.);

d) a köztisztviselő saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.

(3) Az egyes személyzeti iratokat és azok tartalmát e rendelet 1—6. számú mellékletei határozzák meg.

(4) Ha az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat nem a köztisztviselőt alkalmazó közigazgatási szerv végzi, az illetményszámfejtéshez nélkülözhetetlen adatokat tartalmazó iratokat, valamint a 7. § (2) bekezdés c) és d) pontja szerinti iratokat az illetményszámfejtéssel megbízott szerv is — e rendeletben foglaltak figyelembevételével — kezelheti.

(5) Vissza kell adni a közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat — amennyiben a jogviszony nem jött létre — az érintettnek, illetve a személyi anyagot annak a szervnek, amely azt megküldte.

8. §

A személyi iratokba az alábbi szervek és személyek jogosultak betekinteni:

a) a Ktv. 63. § (1) bekezdésében meghatározott személyek;

b) más jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr stb.).

9. §

(1) A közigazgatási szervnél keletkezett személyi iratok kezelésének technikai szabályairól a közszolgálati adatvédelmi és az ügyiratkezelési szabályzatban kell rendelkezni.

(2) A személyi iratokat külön számtartományon belül gyűjtőszámon kell iktatni. Az így beiktatott személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben kell őrizni. Az így elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is.

(3) A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja:

a) közokirat vagy a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata;

b) a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése;

c) bíróság vagy más hatóság döntése;

d) jogszabályi rendelkezés.

(4) A közszolgálati jogviszony megszűnése után a köztisztviselő személyi iratait az irattárban (központi) kell elhelyezni.

(5) A személyi anyagot — kivéve amelyet a Ktv. 64. § (3) bekezdése alapján átadtak — a közszolgálati jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. Tárolásáról és levéltárba helyezéséről a közigazgatási szerv ügyiratkezelési szabályzatában és irattározási tervében kell rendelkezni.

III. Fejezet

A közszolgálati alapnyilvántartás

10. §

(1) A közszolgálati alapnyilvántartást a köztisztviselőt alkalmazó közigazgatási szervnél rendszeresített adatlapon a Ktv. 3. számú mellékletében meghatározott adattartalommal a személyzeti szerv vezeti.

(2) Az adatlap személyzeti irat, amely a személyi anyag része és az erre vonatkozó szabályok szerint kell kezelni.

11. §

(1) A köztisztviselő az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját.

(2) A személyzeti szerv haladéktalanul köteles az adatlapra rávezetni a munkáltatói jogkör gyakorlójának intézkedése alapján a 9. § (3) bekezdésében foglaltak szerint igazolt adatváltozásokat.

(3) A személyzeti szerv köteles gondoskodni a munkáltatói jogkör gyakorlójának intézkedése alapján a hatályát vesztett fegyelmi büntetés teljes és végleges törléséről mind a számítógépes adatállományból, mind az alapnyilvántartás adatlapjáról.

12. §

(1) Az adatlap, illetve az alapnyilvántartás hagyományosan vagy számítógépes módszerrel is vezethető.

(2) Ha a személyzeti szerv az adatlapot számítógépes módszerrel vezeti, a közszolgálati adatvédelmi szabályzatban meghatározott módon köteles gondoskodni a felvett adatok kimentéséről és tárolásáról.

(3) Számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartás esetén papír alapú adatlapot a 13. § (1) bekezdésében meghatározott esetek kivételével nem kell vezetni.

13. §

(1) Számítógéppel vezetett adatokat ki kell nyomtatni a köztisztviselő

a) adatainak első alkalommal történő felvételekor;

b) áthelyezésekor;

c) közszolgálati jogviszonyának megszűnése esetén.

(2) A betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére is ki kell nyomtatni azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed.

(3) Az (1) és (2) bekezdés alapján készített iratokat személyzeti iratként kell kezelni.

14. §

(1) Az alapnyilvántartásból személyazonosító adatokat is tartalmazó adatszolgáltatás az alábbi esetekben teljesíthető:

a) a közigazgatási vagy más szerv részére törvényben előírt adatszolgáltatási kötelezettség esetén;

b) a 3. § (1) bekezdése szerinti vezető engedélye alapján a Ktv. 63. § (2) bekezdése szerint betekintési joggal rendelkezők részére;

c) a köztisztviselő eseti írásbeli hozzájárulása alapján, az abban meghatározottak szerint.

(2) Számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartásból azonnal és véglegesen törölni kell a köztisztviselő személyazonosító adatait áthelyezéskor vagy a közszolgálati jogviszony megszűnésekor.

(3) Statisztikai adatfeldolgozás vagy adatszolgáltatás céljából a személyazonosításra alkalmatlan adatok továbbra is felhasználhatók.

15. §

(1) Számítógépes módszerrel történő adatkezelés esetén a közigazgatási szerv szabadon határozza meg a gépi adatfeldolgozás technológiáját. Az adatfeldolgozás módszerétől függetlenül az adott technológiával csak a Ktv.-ben, törvényben és e rendeletben meghatározott adatok kezelhetők és attól eltérő célra nem használhatók fel, de a közigazgatási szerv saját céljaira a személyazonosításra alkalmatlan adatokat feldolgozhatja.

(2) A közigazgatási szerv a közszolgálati alapnyilvántartás vezetésével és feldolgozásával kapcsolatos technikai feladatok ellátásával más szervet nem bízhat meg.

16. §

A Ktv. 61. § (2) bekezdésében meghatározott közérdekű adatokat a közigazgatási szerv hivatalában az ügyfelek eligazítása, illetve a köztisztviselők azonosítása céljából erre alkalmas módon köteles közzétenni. Biztosítania kell továbbá, hogy a köztisztviselőkkel való hivatali kapcsolatfelvételhez szükséges egyéb adatok (hivatali telefonszámok) is hozzáférhetők legyenek. Ezen túlmenően a közigazgatási szerv a közérdekű adatokat a helyben szokásos módon is közzéteheti.

IV. Fejezet

Központi közszolgálati nyilvántartás

17. §

(1) A Belügyminisztérium a Ktv. 62. § (1) bekezdése alapján a törvény 4. számú melléklete szerinti adattartalommal központi közszolgálati nyilvántartást (KÖZIGTAD) vezet a közszolgálat új előmeneteli és illetményrendszerének országos működéséhez, a közigazgatási szakemberképzés és továbbképzés koordinálásához, a Kormány közigazgatási tárgyú személyzetpolitikai döntéseinek megalapozásához szükséges adatok és elemzések biztosítása céljából.

(2) A belügyminiszter gondoskodik a KÖZIGTAD felállításáról; az adatok folyamatos gyűjtéséről, feldolgozásáról, elemzéséről és a 24. §-ban szereplő adatszolgáltatások teljesítéséről, az adatvédelemről, valamint mindezek ellenőrzéséről és a számítógépes rendszer kifejlesztéséről, folyamatos működtetéséről, karbantartásáról, továbbfejlesztéséről.

18. §

(1) A KÖZIGTAD adatállományának kialakításához, karbantartásához és folyamatos működéséhez szükséges adatszolgáltatást a közigazgatási szerv (a továbbiakban: adatszolgáltató) teljesíti az e rendeletben meghatározott módon. Az adatszolgáltatás részletes technikai szabályait és teljesítésének határidejét a belügyminiszter rendelete határozza meg.

(2) Az adatszolgáltatás papír alapú vagy mágneses adathordozón, illetve — a technikai feltételektől függően — távadat-átviteli eszközön történhet. A mágneses adathordozót és annak technikai hátterét, valamint a távadat-átviteli eszközt a Belügyminisztériummal előzetesen egyeztetni kell.

19. §

(1) Az adatszolgáltatást a centrális alárendeltségű területi és helyi államigazgatási szerv, valamint a helyi önkormányzat képviselő-testületének hivatala, a körjegyzőség és a hatósági igazgatási társulás a székhelye szerint illetékes köztársasági megbízott útján, az egyéb közigazgatási szervek pedig közvetlenül teljesítik a Belügyminisztériumhoz.

(2) A köztársasági megbízott feladata:

a) az adatszolgáltatás fogadása és továbbítása;

b) az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének ellenőrzése;

c) a KÖZIGTAD működésével kapcsolatos régión belüli koordinációs feladatok ellátása.

(3) A köztársasági megbízott a (2) bekezdésben meghatározott feladatai során:

a) ellenőrzi az adatszolgáltatás határidőre történő teljesítését;

b) a közölt adatok teljességét és feldolgozhatóságát;

c) felhívja az adatszolgáltatót a feladat határidőben történő teljesítésére, illetve az általa vagy a Belügyminisztérium által észlelt hibák kijavítására.

20. §⁷

(1) A közigazgatási szerv a kinevezés időpontjában a köztisztviselő számára technikai azonosító kódot állapít meg. A technikai azonosító kód 11 számjegyből álló számsor, amelynek első hat száma az a szervazonosító kód, amelyet a Belügyminisztérium határoz meg és küld meg az adatszolgáltató közigazgatási szerv számára a központi közszolgálati nyilvántartásban történő azonosítása céljából; az utolsó öt száma pedig az érintett köztisztviselő részére a közigazgatási szervnél kialakított, folyamatos és egyszer használható egyéni sorszám.

(2) A technikai azonosító kódot az adatszolgáltató és a Belügyminisztérium a köztisztviselőn, a Közszolgálati Ellenőrzési Hivatalon és az adatvédelmi biztoson kívül más szervnek vagy személynek nem adhatja ki.

(3) A köztisztviselő a KÖZIGTAD-ban kezelt adatait a technikai azonosító kód segítségével ismerheti meg.

21. §

(1) A KÖZIGTAD-ban kezelt adatokba való betekintési jog gyakorlását a köztisztviselő az őt alkalmazó adatszolgáltatónál írásban kezdeményezheti.

(2) A betekintési jog gyakorlását igénylő köztisztviselő számára az adatszolgáltató köteles átadni a technikai azonosító kódot tartalmazó igazolást, amelynek alapján a Belügyminisztérium köteles lehetővé tenni a köztisztviselőről nyilvántartott teljes adatkör személyes megtekintését.

22. §

(1) A vezetői megbízású köztisztviselő személyazonosító adatát elkülönítetten kell tárolni és fokozott biztonsági védelemmel kell ellátni, továbbítása távadat-átviteli eszközön nem történhet.

(2) A KÖZIGTAD adatbázisából azonnal és véglegesen törölni kell a vezetői megbízású köztisztviselő személyazonosító adatát, ha a vezetői megbízása megszűnt. A közszolgálati jogviszony fennmaradása esetén e köztisztviselő adatai továbbra is a KÖZIGTAD részét képezik és további kezelésükre az általános szabályok vonatkoznak.

23. §

Ha a köztisztviselő közszolgálati jogviszonya megszűnik, adatait személyazonosító adat nélkül 50 évig archiválni, majd ezt követően meg kell semmisíteni.

24. §

(1) A KÖZIGTAD számítógépes információs rendszeréből annak teljes üzembe állítását követően a (2)—(7) bekezdésben meghatározottak szerint adatszolgáltatást kell teljesíteni.

(2) Az országgyűlési döntést előkészítő illetékes kormányzati szervek, illetve országgyűlési bizottságok részére minden év május 31-ig át kell adni a következő évi illetményalapnak és képzési költségeknek az állami költségvetésről szóló törvényben történő megállapításához, valamint a létszám- és bérgazdálkodással összefüggő döntések megalapozásához:

a) az országos, valamint a közigazgatási szervtípusok, illetve szervek szerinti létszám- és illetményadatokat (besorolási osztályok, fokozatok és fizetési fokozatok, illetve vezetői megbízások szerinti bontásban);

b) a következő évre tervezett képzés adatait.

(3)⁸

(4) A Kormány tagjai, a közigazgatási államtitkár, a köztársasági megbízott, a helyettes államtitkár, valamint az országos hatáskörű szerv vezetője számára minden naptári negyedév utolsó napjáig rendszeresen ismétlődő tájékoztatást kell adni a központi közigazgatási szerv, valamint területi és helyi szerveinek, a köztársasági megbízott hivatalának és területi hivatalainak létszám- és illetményadatairól, valamint azok összetételéről a Kormány közigazgatási tárgyú személyzetpolitikai döntéseinek a megalapozása céljából.

(5) Az adatszolgáltatót az általa szolgáltatott adatokról évente két alkalommal (június 30-ig, illetve december 31-ig) — összesítve, valamint besorolási osztály, fizetési fokozat és vezetői megbízás szerinti bontásban — tájékoztatni kell.

(6)⁹

(7) A közszolgálati érdekegyeztetés alanyait minden év május 31-ig tájékoztatni kell az országos összesítésű létszám- és illetményadatokról besorolási osztályok és fizetési fokozatok, vezetői megbízások szerinti bontásban az illetményalap kialakításához szükséges egyeztetések céljából.

V. Fejezet

Vegyes rendelkezések

25. §

(1) A közigazgatási szerveknek 1993. december 31-ig kell kialakítaniuk az e rendelet szerinti közszolgálati alapnyilvántartást.

(2) E rendelet hatálybalépése előtt vezetett (munkaügyi, személyzeti) nyilvántartások adatai közül csak azokat lehet felhasználni az alapnyilvántartás számára, amelyek kezelését törvény megengedi.

25/A. §¹⁰

(1) A közigazgatási szervnél a Ktv. hatálybalépése előtt keletkezett és tárolt személyi iratokat — kivéve a kinevezési (alkalmazási) iratot, az erkölcsi bizonyítványt, az esküokmányt és az utolsó, két évnél nem régebbi önéletrajzot — »régi anyag« elnevezéssel, zárt anyagként a szerv (központi) irattárában elkülönítetten kell elhelyezni, és e rendelet hatálybalépésétől számított 5 évig megőrizni.

(2) A kinevezési (alkalmazási) iratot, az erkölcsi bizonyítványt, az esküokmányt és az utolsó, két évnél nem régebbi önéletrajzot a személyi anyagba [Ktv. 64. § (1) bekezdés] kell áthelyezni.

(3) A zárt anyagként irattárba helyezett iratokba való betekintésre a Ktv. 63. § (1) bekezdésében felsorolt személyek jogosultak.

26. §

A közigazgatási szerveknek 1993. december 31-ig kell elkészíteniük a közszolgálati adatvédelmi szabályzatot és átdolgozniuk ügyiratkezelési szabályzatukat az e rendeletben foglaltak alapján.

27. §

(1) A KÖZIGTAD induló adatbázisa létrehozását szolgáló első adatszolgáltatás időpontja az 1993. december 31. után következő első határidő, amelyet az üzemeltetési szabályzat tartalmaz. Ezeknek az adatoknak az 1993. december 31-i állapotot kell tükrözniük. Ezt követően a változásokat folyamatosan kell küldeni az üzemeltetési szabályzatban meghatározottak szerint.

(2) A KÖZIGTAD számítógépes információs rendszerének teljes üzembe állítását 1994. május 31-ig kell elvégezni.

(3) A KÖZIGTAD adatszolgáltatási kötelezettségeit 1994. szeptember 30-ig az 1993. december 31-i állapotnak megfelelő adatállomány alapján teljesítheti. Az ezen időpont utáni adatszolgáltatásnak a naprakész adatokat kell tartalmaznia.

28. §

A belügyminiszter felhatalmazást kap arra, hogy rendeletben¹¹ meghatározza:

a) a közszolgálati adatvédelmi szabályzat alapvető tartalmi követelményeit (mintaszabályzat), valamint az alapnyilvántartás adatlapját;¹²

b) a KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatás technikai szabályait és teljesítésének határidejét, a feladat ellátásának ellenőrzését és a kötelező kódrendszert (Üzemeltetési Szabályzat).¹³

29. §

A rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.

1. számú melléklet a 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelethez

A kinevezésről szóló irat

A közszolgálati jogviszony létesítésekor készülő kinevezési irat tartalmi és formai követelményei a vonatkozó törvényi rendelkezésekre történő utalással:

Az irat fejrészében:

1. Az alkalmazó közigazgatási szerv neve, az irat iktatószáma.

2. A közszolgálati jogviszonyba lépő neve, anyja neve, születési helye, ideje.

3. A közigazgatási szerv székhelye.

Az irat rendelkező részében:

1. A kinevezéssel létesített határozatlan (vagy határozott) időre szóló közszolgálati jogviszony kezdete (és vége), szervezeti helye.

2. A besorolás jellegének (ideiglenes vagy végleges) megnevezése, a besorolási osztály, a besorolási és fizetési fokozat megjelölése.

3. A munkakör megnevezése (a kinevezéshez mellékelt munkaköri leírás alapján).

4. A községi önkormányzat képviselő-testülete hivatalánál az alkalmazási (képesítési) feltételeknek való meg nem felelés esetén engedélyezett felmentés és ennek időtartama [Ktv. 7. § (4), 8. § (2) bekezdések).

5. Vezetői megbízás esetén a vezetői megbízás, valamint a vezetett, irányított szervezeti egység megnevezése.

6. Az illetményre vonatkozó adatok:

— a kinevezéskori illetményalap forintösszege;

— az alapilletmény (vezető esetében vezetői alapilletmény, illetmény) forintösszege;

— az illetménykiegészítés mértéke és forintösszege;

— a különböző jogcímeken odaítélt pótlékok tételes megnevezése a mértékek és forintösszegek megjelölésével;

— az illetmény valamennyi elemének együttes forintösszege.

7. A besorolás indokolásának elemei (a figyelembe vett tények és körülmények):

— a közszolgálati jogviszony, illetve a besorolási osztály, fokozat követelményeinek való megfelelés vagy ezek átmeneti hiánya;

— a közszolgálati jogviszonyban töltött idő [Ktv. 72. § (1) bekezdés] kezdőpontjának (év, hó, nap) megjelölése.

8. Figyelemfelhívás a közszolgálati jogviszony fenntartásához és az előmenetelhez (vezető esetében a megbízáshoz is) előírt feltételeknek való megfelelés kötelezettségére (a határnap megjelölésével), illetőleg a nemteljesítés jogkövetkezményeire.

9. Az új besorolási és fizetési fokozatba lépés várható időpontjának (év, hó, nap) közlése.

Az irat zárórészében:

1. Keltezés és hitelesítés (a kinevezési jogkör gyakorlójának aláírása és bélyegzője).

2. A közszolgálati jogviszonyban álló nyilatkozata a kinevezés elfogadásáról, keltezés és aláírás [Ktv. 11. § (1) bekezdés].

3. Rendelkezés arról, hogy a kinevezési iratból kik kapnak hiteles másolatot.

2. számú melléklet a 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelethez

Közszolgálati jogviszony megszüntetéséről szóló irat

A közszolgálati jogviszony megszüntetésekor készülő irat tartalmi és formai követelményei a vonatkozó törvényi rendelkezésre történő utalással:

Az irat fejrészében:

1. Az alkalmazó közigazgatási szerv neve, az irat iktatószáma.

2. A közszolgálati jogviszonyból távozó neve, anyja neve, születési helye, ideje, besorolásának megnevezése.

3. A közigazgatási szerv székhelye.

Az irat rendelkező részében:

1. Értesítés a közszolgálati jogviszony megszüntetéséről a jogcím, a megszüntetés időpontja megjelölésével és indokolással.

2. A közszolgálati jogviszonyban álló felmentési vagy lemondási idejének közlése (kezdete és vége).

3. A munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés időtartamának közlése.

4. A végkielégítésre szóló jogosultság és a végkielégítés mértékének (forintösszegének) közlése.

5.¹⁴ Vezetői megbízású köztisztviselő megbízatásának visszavonása a közszolgálati jogviszony megszűnésének napjával.

6. Figyelemfelhívás a közszolgálati jogviszonyban álló rendelkezésére bocsátott hivatalos iratok és dokumentumok átadására a határnap és az átvételre jogosult megnevezésével.

7. Figyelemfelhívás járandóságainak és okmányainak átvételére az időpont és az átadásra jogosult szervezeti egység megjelölésével.

Az irat zárórészében:

1. A jogorvoslati lehetőség közlése [Ktv. 59. § (1) bekezdés].

2. Keltezés és hitelesítés (a kinevezési jogkör gyakorlójának aláírása és bélyegzője).

3. Rendelkezés arról, hogy kik kapnak az iratból hiteles másolatot.

3. számú melléklet a 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelethez

A közszolgálati jogviszony megszűnéséről szóló irat

A közszolgálati jogviszony megszűnéséről szóló irat tartalmi és formai követelményei a vonatkozó törvényi rendelkezésekre történő utalással:

Az irat fejrészében:

1. Az alkalmazó közigazgatási szerv neve, az irat iktatószáma.

2. A közszolgálati jogviszonyból távozó neve, anyja neve, születési helye, ideje, besorolásának megnevezése.

3. A közigazgatási szerv székhelye.

Az irat rendelkező részében:

1. Értesítés a közszolgálati jogviszony megszűnésének jogcíméről, a megszűnés időpontjának megjelölésével és indokolással.

2. Figyelemfelhívás a közszolgálati jogviszonyban álló rendelkezésére bocsátott hivatalos iratok és dokumentumok átadására a határnap és az átvételre jogosult megnevezésével.

3. Figyelemfelhívás járandóságainak és okmányainak átvételére az időpont és az átadásra jogosult szervezeti egység megjelölésével.

4. Figyelemfelhívás az illetményre és egyéb járandóságra vonatkozó jogosultság megszűnéséről.

5. A jogorvoslati lehetőség közlése [Ktv. 59. § (1) bekezdés].

Az irat zárórészében:

1. Keltezés és hitelesítés (a kinevezési jogkör gyakorlójának aláírása és bélyegzője).

2. Rendelkezés arról, hogy kik kapnak az iratból hiteles másolatot.

4. számú melléklet a 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelethez

A vezetői megbízásról szóló irat

A vezetői megbízásról szóló irat tartalmi és formai követelményei a vonatkozó törvényi rendelkezésekre történő utalással:

Az irat fejrészében:

1. Az alkalmazó közigazgatási szerv neve, az irat iktatószáma.

2. A köztisztviselő neve, anyja neve, születési helye, ideje, besorolásának megnevezése.

3. A közigazgatási szerv székhelye.

Az irat rendelkező részében:

1. A vezetői megbízás, valamint a vezetett, irányított szervezeti egység megnevezése [Ktv. 31. § (1), 68. § (4), 70. § (4) bekezdések].

2. A vezetői megbízás kezdő időpontja [Ktv. 31. § (2) bekezdés].

3. Figyelemfelhívás a vezetői megbízáshoz előírt feltételeknek való megfelelés kötelezettségére (a határnap megjelölésével), illetőleg a nem teljesítés jogkövetkezményeire [Ktv. 31. § (2), 75. § (4) bekezdések].

4. Az illetményre vonatkozó adatok:

— a vezetői megbízáskori illetményalap forintösszege;

— a vezetői alapilletmény, illetmény forintösszege [Ktv. 45. § (1), 70. § (2) és (5) bekezdések];

— az illetménykiegészítés mértéke és forintösszege [Ktv. 44. §, 70. § (2) és (5) bekezdések);

— a vezetői illetménypótlék mértéke és forintösszege (Ktv. 46. §);

— a különböző jogcímeken odaítélt pótlékok tételes megnevezése a mértékek és forintösszegek megjelölésével (Ktv. 47—48. §-ok);

— az illetmény valamennyi elemének együttes forintösszege.

Az irat zárórészében:

1. Keltezés és hitelesítés (a vezetői megbízás adására jogosult aláírása és bélyegzője).

2. A közszolgálati jogviszonyban álló nyilatkozata a vezetői megbízás elfogadásáról, keltezés és aláírás.

3. Rendelkezés arról, hogy a vezetői megbízási iratból kik kapnak hiteles másolatot.

5. számú melléklet a 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelethez

Vezetői megbízás visszavonásáról szóló irat

A vezetői megbízás visszavonásáról szóló irat tartalmi és formai követelményei a vonatkozó törvényi rendelkezésekre történő utalással:

Az irat fejrészében:

1. Az alkalmazó közigazgatási szerv neve, az irat iktatószáma.

2. A vezetői megbízással rendelkező közszolgálati jogviszonyban álló neve, anyja neve, születési helye, ideje, besorolásának megnevezése, a vezetői megbízás megnevezése.

3. A közigazgatási szerv székhelye.

Az irat rendelkező részében:

1. A vezetői megbízás megnevezése, valamint a vezetői megbízás visszavonásának időpontja [Ktv. 31. § (2) bekezdés].

2. A vezetői megbízás visszavonásával érintett közszolgálati jogviszonyban álló besorolási osztályának, besorolási és fizetési fokozatának megjelölése [Ktv. 31. § (5) bekezdés].

3. Tájékoztatás az újbóli besorolás kezdőnapjáról.

4. Illetményre vonatkozó adatok:

— a vezetői megbízás visszavonásakori illetményalap forintösszege;

— az alapilletmény forintösszege;

— az illetménykiegészítés mértéke és forintösszege;

— a különböző jogcímeken odaítélt pótlékok tételes megnevezése a mértékek és forintösszegek megjelölésével;

— az illetmény valamennyi elemének együttes forintösszege.

Az irat zárórészében:

1. Keltezés és hitelesítés (a vezetői megbízás visszavonására jogosult aláírása és bélyegzője).

2. Keltezés és a közszolgálati jogviszonyban álló aláírása.

3. Rendelkezés arról, hogy a vezetői megbízás visszavonásáról rendelkező iratból kik kapnak hiteles másolatot.

6. számú melléklet
68/1993. (V. 5.) Korm. rendelethez¹⁵

Iktatószám: ……………

FIGYELMEZTETÉS A DOLGOZÓ
RÉSZÉRE!

Az igazolást gondosan őrizze meg, mert foglalkoztatójának felszólítására be kell mutatnia.

KÖZSZOLGÁLATI IGAZOLÁS

Közigazgatási szerv megnevezése és címe:..........

..................................................

Név:..............................................

¹⁶

Anyja neve:.......................................

Szül. helye:......................................

Ideje: …… év ……………………… hó …… nap

Lakcíme:..........................................

Közszolgálati jogviszonya az adott közigazgatási szervnél:

19… év ……… hó … napjától 19… év ……… hó … napjáig állott fenn.

Megszűnés módja:.................................

A közszolgálati jogviszony megszűnésekor illetményét az alábbi tartozások terhelik:

A tartozás jogcíme (jogszabályi előírás vagy jogerős határozat száma)	Hátralékos összege	Egyhavi részlete	Kedvezményezett neve, címe, számlaszáma

Gyermektartásdíj rendezve: 19… év …………… hónapra.

Bevonulási segélyben részesült: 19… év ………… hó … napján.

Betegszabadság igénybe vett időtartama:......

Az 50%-os utazási kedvezményre jogosító — arcképes — igazolvány további használatára vonatkozó rendelkezés.¹⁷

Munkábajárási utazási költségtérítést kapott:

19… év ………………………… hóig.¹⁸

Egyéb közölnivaló:

Kelt: 19… év ……………… hó ……… nap.

Bélyegző

………………………………………

aláírás

TÁJÉKOZTATÓ

A ,,Közszolgálati igazolás''-t az alkalmazó közigazgatási szerv állítja ki 3 példányban. Ebből:

— 2 példányt az érintett személy részére kell átadni,

— 1 példányt a közigazgatási szerv köteles megőrizni és személyzeti iratként kezelni.

VISSZAJELENTÉS

A kiállító szerv iktatószáma: ....................

A közszolgálati igazolást kiállító közigazgatási szerv neve, címe:

..................................................

Értesítjük Önöket, hogy …………………………………… nevű, volt dolgozójukat, aki …………………… -ben született és anyja neve: ………………………………………, 19… év ………… hó … napjával alkalmaztuk.

Kérjük, küldjék meg a ,,Közszolgálati igazolás''-on jelzett tartozások átutalási utasításait is magában foglaló rendelvényeket, hogy a levonásról gondoskodhassunk.

……………………, 19… év ………… hó … napján.

P. H.

Az ügyintéző neve: Az alkalmazó szerv neve,
címe:

…………………………… ………………………………

7. számú melléklet a 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelethez¹⁹

Intézkedés a közszolgálati jogviszony munkajogviszonnyá történő átalakulásának megállapításáról

Az irat fejrészében:

1. Az alkalmazó közigazgatási szerv neve, az irat iktatószáma.

2. A munkavállaló neve, anyja neve, szül. helye, ideje.

3. A közigazgatási szerv székhelye.

Az irat rendelkező részében:

(köztisztviselő neve):.................

a kinevezés időtartama:................

besorolási osztálya:..........

fizetési fokozata:............

ügykezelői alapvizsga időpontja:.......

illetménye (illetményalap, alapilletmény forintösszege, illetménykiegészítés mértéke és forintösszege, pótlékok tételes megnevezése, mértéke és forintösszege, az illetmény valamennyi elemének együttes forintösszege):................

....................

végkielégítésre jogosító idő kezdete:............

végkielégítés mértéke az 1992. évi XXIII. törvény 2001. június 30-án hatályos 19. §-a szerint:............

jubileumi jutalomra jogosító idő kezdete:........

külön juttatásra vonatkozó adatok:...............

közszolgálati jogviszony megszűnésekor illetményét az alábbi tartozások terhelik (tartozás jogcíme jogszabályi előírás vagy jogerős határozat számának megjelölésével, hátralékos összeg, egyhavi részlet, kedvezményezett neve, címe, számlaszáma):.........

.................

gyermektartásdíj rendezésére vonatkozó adatok:............

.................

bevonulási segélyre vonatkozó adatok:.................

betegszabadság igénybe vett időtartama:...............

50%-os utazási kedvezményre jogosító – arcképes igazolvány további használatára vonatkozó rendelkezés:.................

munkába járási utazási költségtérítés adatai:.........

2001. június 30-ig megállapított egyéb juttatások:........

..................

munkaköre:.................

feladatköre:...............

munkavégzés helye:.........

közszolgálati jogviszonya a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény, valamint egyéb törvények módosításáról szóló 2001. évi XXXVI. törvény 107. § (1) bekezdése alapján 2001. július 1-jei hatállyal munkajogviszonnyá alakul át az alábbiak szerint:

(munkavállaló neve):.................

foglalkoztatási jogviszony jellege:.................

foglalkoztatási jogviszony időtartama:..............

ügykezelői alapvizsga időpontja:...............

munkáltatói jogkör gyakorlója:.................

munkahely megnevezése:.............

munkavégzés helye:.................

munkakör megnevezése:..............

havi személyi alapbérre vonatkozó adatok:...........

pótlékok megnevezése:..............

külön juttatásra vonatkozó adatok:.............

egyéb juttatásra vonatkozó adatok:.............