19/1998. (V. 13.) MKM rendelet
a Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 35. §-ának (5) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:
A Levéltári Kollégium
1. § (1) A Levéltári Kollégium (a továbbiakban: Kollégium) szakértői testület, amely feladatkörében
a) részt vesz a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentését szolgáló, az Ltv. 34/A. §-ának (1) bekezdésében meghatározott program megszervezésében, és az Ltv. 34/A. §-ának (2) bekezdése szerinti – a Művelődési és Közoktatási Minisztérium által kiírt – pályázat elbírálásában;
b) meghatározza az állománygyarapítás elveit, ajánlásokat dolgoz ki ezek érvényesítésére, gyakorolja az Ltv. 10. §-a (1) bekezdésének második mondatában meghatározott véleményezési jogkört, és közreműködik az Ltv. 17. §-a (2) bekezdésének b) pontjában előírt jelentés elkészítésében;
c) az informatika eszközeinek figyelembevételével kezdeményezi és folyamatosan gondozza a levéltári anyag feldolgozásával összefüggő szakmai eljárások korszerűsítését és egységesítését;
d) javaslatot tesz a levéltári szakfelügyelők megbízására, illetve kezdeményezheti a megbízás visszavonását;
e) részt vesz a levéltári szakfelügyelők éves munkatervének és az ellenőrzés szempontjainak meghatározásában;
f) javaslatot tesz – a beérkezett pályázatok alapján – az Ltv. 34/C. §-ának (1) bekezdésében meghatározott költségvetési előirányzat nyilvános magánlevéltárak közötti elosztására.
(2) A Kollégium az (1) bekezdés a)–c) pontjában meghatározott feladatainak ellátása érdekében munkacsoportokat (szakbizottságokat) hoz létre.
(3) A Kollégium létrehozásáról és működéséről a művelődési és közoktatási miniszter (a továbbiakban: miniszter) gondoskodik.
2. § A Kollégium az 1. § (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott feladatkörében
a) kidolgozza a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentését szolgáló program ütemtervét, a regionális jellegű iratvédelmi műhelyek felállításának és működtetésének követelményeit, valamint a veszélyeztetett állapotú irategyüttesek szükség szerinti selejtezésének alapjául szolgáló selejtezési mintajegyzékeket;
b) rendszeresen gyűjti és értékeli a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentését szolgáló program végrehajtásának tapasztalatait, s intézkedést kezdeményez a feltárt problémák és hiányosságok megszüntetésére.
3. § (1) A Kollégium elnökből és nyolc tagból áll. A Kollégium elnöki feladatait a Magyar Országos Levéltár főigazgatója látja el.
(2) A Kollégium három tagját – a Magyar Országos Levéltár munkatársai és más levéltári szakértők közül – a miniszter közvetlenül, a Kollégium további öt tagját pedig az egyesületként működő szakmai szervezetek együttes jelölése alapján bízza meg.
4. § (1) A Kollégium szükség szerint, de évente legalább négy alkalommal ülésezik.
(2) A Kollégium összehívásáról az elnök gondoskodik, és vezeti annak ülését. Az elnök akadályoztatása esetén az elnöki feladatokat a szervezeti és működési szabályzat szerinti helyettese látja el.
(3) A Kollégium akkor határozatképes, ha az ülésen legalább hét tag jelen van.
(4) A Kollégium állásfoglalását szavazattöbbséggel alakítja ki. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.
5. § (1) A vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelők megbízása három évig tart. A megbízás meghosszabbítható.
(2) A vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelők felmerült és igazolt úti- és szállásköltségeik megtérítésére jogosultak, továbbá tiszteletdíjban részesülnek.
6. § (1) A Kollégium maga állapítja meg szervezeti és működési szabályzatát, valamint éves munkatervét, amelyet a miniszter hagy jóvá.
(2) A Kollégium éves tevékenységéről és a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentését szolgáló program végrehajtásának helyzetéről a következő év január 31-éig jelentést készít, azt megküldi a miniszternek, valamint nyilvánosságra hozza.
A levéltári szakfelügyelet
7. § (1) A miniszter az Ltv. 8. §-ának b) pontjában meghatározott ellenőrzési jogkörét a közlevéltárakban kilenc, a nyilvános magánlevéltárakban pedig három szakfelügyelő útján gyakorolja. A szakfelügyelők munkáját vezető szakfelügyelő irányítja.
(2) A szakfelügyelő – a levéltárakkal és azok fenntartóival előzetesen közölt szempontok alapján – ellenőrzi a külön jogszabályban meghatározott szakmai követelmények érvényesülését, az Ltv. 15. §-ának (1) bekezdésében előírt feltételek biztosítását, az Ltv. 34/A. §-ának (2) bekezdése és 34/C. §-ának (1) bekezdése szerinti költségvetési előirányzat felhasználását, valamint a levéltári anyagban végzett selejtezést. Ellenőrzési feladatának ellátása során a szakfelügyelő
a) a levéltár helyiségeibe beléphet, az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével a levéltári anyagba és a levéltár irattári anyagába, valamint a levéltár által vezetett nyilvántartásokba betekinthet, a szakmai tevékenységet megfigyelheti, a levéltár vezetőjétől és munkatársaitól tájékoztatást kérhet;
b) az ellenőrzés tapasztalatait jelentésben foglalja össze, s annak egy-egy példányát – a levéltár vezetőjének esetleges észrevételeivel – a vezető szakfelügyelőnek és a levéltár fenntartójának megküldi.
(3) A szakfelügyelőnek az ellenőrzést úgy kell végeznie, hogy a levéltár munkáját, rendeltetésszerű működését ne akadályozza.
8. § (1) A vezető szakfelügyelőből és a 12 szakfelügyelőből álló levéltári szakfelügyelet (a továbbiakban: szakfelügyelet) létrehozásáról és működéséről a miniszter gondoskodik.
(2) A miniszter bízza meg
a) az Magyar Országos Levéltár főlevéltárosai közül – a főigazgatónak a Kollégiummal egyeztetett javaslata alapján – a vezető szakfelügyelőt,
b) a Kollégium javaslata alapján – meghatározott levéltárakra szóló ellenőrzési jogosítvánnyal – a szakfelügyelőket.
9. § (1) A vezető szakfelügyelő készíti el a szakfelügyelet működési szabályzatát, amelyet a Kollégium véleményének figyelembevételével a miniszter hagy jóvá.
(2) A szakfelügyelet tevékenységének tapasztalatairól a vezető szakfelügyelő minden év december 31-éig jelentést készít, azt megküldi a miniszternek, valamint nyilvánosságra hozza.
10. § (1) A vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelők megbízása három évig tart. A megbízás meghosszabbítható.
(2) A vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelők felmerült és igazolt úti- és szállásköltségeik megtérítésére jogosultak, továbbá tiszteletdíjban részesülnek.
Záró rendelkezések
11. § (1) A kollégiumi tagság, illetve a vezető szakfelügyelői és a szakfelügyelői megbízás megszűnik
a) a megbízatás lejártával,
b) lemondással,
c) visszahívással,
d) a tag, illetve a szakfelügyelő halálával.
(2) Az egyesületként működő szakmai szervezetek által kijelölt kollégiumi tagot a szakmai szervezetek hívhatják vissza, a visszahívást azonban a miniszter is kezdeményezheti.
(3) Az (1) bekezdés szerint megüresedett kollégiumi helyet új tag megbízásával kell betölteni. Az új tag megbízatása – a megbízás időpontjától függetlenül – a Kollégium megalakulásától számított három év elteltével jár le.
12. § (1) A Kollégium és a levéltári szakfelügyelet működtetéséhez szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételekről, valamint a felmerülő költségek kifizetéséről – a Művelődési és Közoktatási Minisztérium éves költségvetésének fejezeti kezelésű előirányzata terhére – a Magyar Országos Levéltár gondoskodik.
(2) A kollégiumi elnök és a kollégiumi tagok, valamint a vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelők tiszteletdíjának mértékét az (1) bekezdés szerinti költségvetési előirányzat felhasználásáról a Művelődési és Közoktatási Minisztérium, valamint a Magyar Országos Levéltár között évente megkötött megállapodásban kell meghatározni.
13. § Ez a rendelet a kihirdetését követő 5. napon lép hatályba.
Dr. Magyar Bálint s. k.,
művelődési és közoktatási miniszter
