33/2008. (XII. 31.) IRM rendelet
a közjegyzői ügyvitelről szóló egyes IM rendeletek módosításáról1
2009.01.01.
„(3) A tartós helyettes a helyettesítés befejezését követően – a (4) bekezdésben foglalt kivétellel – jegyzőkönyvvel átadja a helyettesített közjegyzőnek vagy az új közjegyzőnek a) a közjegyzői irodában található, a helyettesítéssel összefüggő papír alapú iratokat és
b) a közjegyzői nyilvántartásokat tartalmazó adatbázisokat.
(4) A tartós helyettes a helyettesítés befejezését követően az öt évnél régebben keletkezett közjegyzői okiratokat a közjegyzői levéltár részére adja át.”
„Hiteles kiadmány, másolat készítése közjegyzői okiratról, végzésről
22/A. § (1) A közjegyző az általa készített okirat vagy végzés – ideértve a kizárólag elektronikus úton készített közjegyzői okiratot is – elektronikus hiteles kiadmányáról elektronikus vagy papír alapú hiteles kiadmányt adhat ki. A közjegyző más közjegyző által készített papír alapú okiratról vagy végzésről papír alapú vagy elektronikus hiteles másolatot, az elektronikus hiteles kiadmányról papír alapú hiteles másolatot adhat ki. (2) A közjegyzői levéltárban elhelyezett okiratról vagy végzésről a levéltáros a hiteles másolatot elektronikus vagy papír alapú formában adhatja ki.
22/B. § (1) A közjegyző az elektronikus levéltárban történő elhelyezéskor vagy azt megelőzően készített elektronikus hiteles kiadmányt – hitelesítési záradék nélkül – hivatali elektronikus aláírásával látja el. Ugyanígy kell eljárni az elektronikus letéti tárban elhelyezett okiratról elektronikus hiteles másolat készítése esetén. (2) Ha a közjegyző az elektronikus okiratról papír alapú hiteles másolatot, kiadmányt készít, úgy azt hitelesítési záradékkal, aláírásával és hivatali bélyegzőjének lenyomatával látja el.
(3) Az elektronikus levéltárban és a letéti tárban tárolt elektronikus okiratról papír alapú hiteles kiadmány, másolat elkészítése esetén a közjegyző ellenőrzi az elektronikus okirat és a papír alapú hiteles kiadmány, másolat képi és tartalmi egyezőségét.
(4) Az elektronikus hiteles kiadmány és elektronikus hiteles másolat készítése előtt meg kell győződni arról, hogy az adott okiraton történtek-e javítások.
(5) A 22/A. §-ban és e §-ban nem szabályozott, papír alapú okiratról elektronikus úton készített hiteles másolatot hitelesítési záradékkal és a közjegyző hivatali elektronikus aláírásával kell ellátni.
22/C. § A 22/A. §-ban és a 22/B. §-ban szabályozott elektronikus hiteles másolat kérelemre történő kiadását a hitelesítések nyilvántartó könyvébe kell bevezetni. Az elektronikus hiteles kiadmány kiadását a közjegyzői ügyek nyilvántartásában annál az ügynél kell feltüntetni, amelyben az adott okirat készült.
Az elektronikus letéti tár vezetése
22/D. § (1) Az elektronikus letéti tárban legfeljebb A/4-es méretű okirat hiteles másolata helyezhető el. (2) A/4-esnél nagyobb méretű okirat esetén annak kicsinyített másolatát kell a letétbe helyezés céljából a közjegyző részére átadni. Ilyenkor az okirat tartalmának a letéti tárban elhelyezett hiteles másolatból egyértelműen megállapíthatónak kell lennie.
(3) Az elektronikus letéti tárba helyezés érdekében a közjegyző a kérelemben megjelölt okiratról elektronikus másolatot készít, melyet az országos kamara által rendelkezésre bocsátott számítógépes program segítségével elhelyez az elektronikus letéti tárban.
(4) Ha a közjegyző a letéti tárban történő elhelyezést az erre irányuló kérelem benyújtását követően azonnal nem tudja teljesíteni, az okiratot átveszi és a letevő fél részére erről elismervényt ad ki. Ilyenkor a letéti tárban történő elhelyezést legkésőbb az okirat átvételét követő munkanapon el kell végezni.”
„(9) Ha a közjegyzői okiratkészítés előtt vagy az utólagos ellenőrzés alapján, a Ktv. 122. § (6) bekezdése szerint a közreműködés megtagadásának van helye, a közjegyző a korábban iktatott ügyszámon – törve a következő sorszámmal – a közreműködés megtagadására vonatkozó végzést hoz. (10) A (9) bekezdésben foglalt esetekben a közjegyző a közjegyzői ügyek nyilvántartásának megjegyzés rovatában a „meghiúsult” jelzést tünteti fel.”
„Közjegyzői ügyek nyilvántartása
28. § (1) A közjegyző köteles a közjegyzői ügyekről nyilvántartást (a továbbiakban: nyilvántartás) vezetni, amelybe érkezési sorrendben bejegyzi az általa készített közjegyzői okiratot, és olyan közjegyzői tanúsítványt, amelyet a 29. § (1) bekezdésében szabályozott nyilvántartásba nem kell felvenni. (2) A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza:
b) az érkezés időpontját,
c) a fél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét, lakóhelyét,
d) az ügy tárgyát és – ha megállapítható – az értékét,
e) annak feltüntetését, hogy az ügyhöz a 30. § szerinti bizalmi őrzés kapcsolódik, a bizalmi őrzés értékének megjelölésével. (3) A nyilvántartás a (2) bekezdésben meghatározott adatokon felül megjegyzés rovatot is tartalmaz. (4) A nyilvántartásba be kell jegyezni azokat az adatokat is, amelyek kezelésére a közjegyzőt külön jogszabályok kötelezik.
(5) Ha a fél cég vagy egyéb szervezet, a nyilvántartásban a (2) bekezdés c) pontjában foglalt adatok helyett a cég, szervezet elnevezését és székhelyét kell feltüntetni. (6) A hitelesítési ügyeket kivéve a közjegyző ügyszáma a következő: a közjegyző székhelyének az országos kamara által megállapított azonosító száma, törve „Ü” betűjelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti számával, törve az érkezés évszámával, valamint a sorszámmal.
(7) A közjegyzői ügyben érkezett utóiratot az eredeti ügy száma alatt kell kezelni. A nyilvántartásban az ügyek számozása évenként 1-gyel kezdődik, és az ügyek érkezésének megfelelően folyamatosan növekszik.
(8) A személyazonosság ellenőrzéséhez szükséges elektronikus megkeresésben az ügyszámot fel kell tüntetni.
(9) Az egyes intézkedések, utóiratok folyamatos sorszámot kapnak, melyet az ügyszámhoz törtvonallal kapcsolva, arab számjeggyel kell feltüntetni. Az első sorszámot a kezdő irat kapja, a soron következő iratok eggyel magasabb sorszámot kapnak.
(10) A tartós helyettes a helyettesítés időtartamában a helyettesített közjegyző ügyszámát használva a helyettesített közjegyző nyilvántartását köteles folyamatosan vezetni. A nyilvántartás megjegyzés rovatában a helyettesítés tényét az ügyszámnál fel kell tüntetni.
(11) A közjegyző a nyilvántartást elektronizált formában vezeti.”
„29. § (1) A közjegyző a Ktv. rendelkezései szerint záradék formájában kiállított tanúsítványokat a területi kamara által rendszeresített és jóváhagyott papír alapú nyilvántartó könyvbe vagy az országos kamara által jóváhagyott számítógépes nyilvántartásba (a továbbiakban együtt: hitelesítések nyilvántartó könyve) jegyzi be. A hitelesítések nyilvántartó könyvében kell feltüntetni az elektronikus letéti tárban történő elhelyezést, az elhelyezés meghosszabbítását, törlését és a letéti tárból papír alapú vagy elektronikus másolat kiadását is. (2) A közjegyző a papír alapú és számítógépes nyilvántartási formákat párhuzamosan nem alkalmazhatja.
(3) Hitelesítési ügyekben a közjegyzői ügy száma: a közjegyző székhelyének azonosító száma, törve „H” betűjelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti számával, és törve az érkezés évszámával.
(4) A hitelesítések nyilvántartó könyve a következő adatokat tartalmazza:
a) az évente újra kezdődő folyamatos ügyszámot,
b) az ügyintézés időpontját,
c) a fél nevét, lakóhelyét vagy elérhetőségét,
(5) A hitelesítések nyilvántartó könyve a (4) bekezdésben meghatározott adatokon felül megjegyzés rovatot is tartalmaz. (6) A hitelesítések nyilvántartó könyvébe be kell jegyezni azokat az adatokat is, amelyek kezelésére a közjegyzőt külön jogszabályok kötelezik.
(7) A hitelesítések nyilvántartó könyvében az ügy tárgyát a következők szerint kell feltüntetni:
b) közhitelességű nyilvántartás adatainak tanúsítása,
c) névaláírás hitelesítés,
f) jogi jelentőségű tény tanúsítása,
g) elektronikus letéti tárban történő elhelyezés, az elhelyezés meghosszabbítása, törlése, a letéti tárból papír alapú vagy elektronikus másolat kiadása.
(8) A névaláírás hitelesítésekor az ügyfél aláírását a megjegyzés rovat tartalmazza. A névaláírás hitelesítési ügyekben az okmány ellenőrzés sikertelenségét vagy a hitelesítés más okból történő elmaradását a hitelesítések nyilvántartó könyvének a megjegyzés rovatába „meghiúsult” bejegyzéssel kell feltüntetni.”
„29/A. § (1) A hitelesítések nyilvántartó könyvében az ügyek 1-es ügyszámmal kezdődnek és az ügyek érkezésének megfelelően folyamatosan növekednek. (2) A papír alapú nyilvántartó könyv minden oldalán fel kell tüntetni az évszámot és betelte esetén új nyilvántartó könyvet kell nyitni, melyben a korábbi könyvben szereplő ügyek számozását folytatni kell.
(3) A közjegyző köteles a papír alapú nyilvántartó könyvet megnyitás céljából összefűzve, folyamatos oldalszámmal ellátva, a területi elnökség rendelkezésére bocsátani.
(4) A papír alapú nyilvántartó könyvet a területi elnökség nyitja meg. A területi elnökség tagja nyilvántartásba veszi, hogy a közjegyző részére milyen sorszámú nyilvántartó könyv megnyitására került sor.
(5) Az elektronikus úton vezetett nyilvántartó könyv esetén névaláírás hitelesítésnél az ügyfél a program által elkészített, kinyomtatott űrlapot vagy az ahhoz csatolt külön lapot írja alá. A névaláírást követően a kinyomtatott űrlapot, az aláírást tartalmazó lapot a papír alapú nyilvántartó könyvekre vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni.
(6) A folyamatos oldalszámozással ellátott hitelesítések nyilvántartó könyvét a tárgyévet követő év március hó 31-ig kell összefűzni.
(7) A közjegyző a hitelesítések nyilvántartó könyvét, miután betelt vagy összefűzésre került, az utolsó bejegyzés alatt aláírásával és hivatali bélyegző lenyomatával ellátva lezárja.
(8) A hitelesítések nyilvántartó könyvét annak beteltét követően át kell adni a területi kamara elnökségének. A területi kamara elnökségének tagja a könyv megvizsgálása után szükség esetén intézkedik az esetleges javítás, pótlás iránt, majd aláírásával ellátva a könyvet visszaadja a közjegyzőnek. Ezt követően a hitelesítések nyilvántartó könyvét a közjegyző köteles elzártan kezelni.
29/B. § (1) Okirat elektronikus hiteles másolatának elektronikus letéti tárban történő elhelyezése, az elhelyezés meghosszabbítása, törlése esetén a hitelesítések nyilvántartó könyvének a 29. § (4) bekezdésében foglalt adatokon túl tartalmaznia kell a következő adatokat is: a) az okirat megnevezését,
b) a letétbe helyezés, a meghosszabbítás vagy törlés időpontját és
c) a letétbe helyezés időtartamát.
(2) Ha a fél cég vagy egyéb szervezet, a hitelesítések nyilvántartó könyvében a 29. § (4) bekezdés c) pontjában foglalt adatok helyett a cég, szervezet elnevezését, cégjegyzékszámát vagy nyilvántartási számát, adószámát és elérhetőségét kell feltüntetni.”
„(1) A közjegyző a nyilvántartásba, valamint a pénztárkönyvbe bevezetett ügyekről külön-külön betűrendes névmutatót vezet. A névmutató a fél (felek) nevét és az ügy számát tartalmazza.”
„Az elektronikus iratok őrzése és selejtezése
36. § (1) Az elektronikus dokumentumokat és az azokra vonatkozó nyilvántartásokat oly módon kell őrizni, hogy az kizárja a jogosulatlan hozzáférés, módosítás lehetőségét. (2) Az elektronikus dokumentumot tartalmazó adathordozót zártan, külső behatásoktól védetten kell tárolni.
(3) A nem selejtezhető adatok megőrzését az adathordozó állapota által indokolt időközönként, átmásolás útján kell biztosítani.”
„Az archiválás ügyviteli szabályai
36/A. § Ha a tartós helyettes vagy ha a közjegyző az általa készített okiratokat nem archiválta, a területi kamara erre kijelölt tagja a mulasztás észlelésétől számított 60 napon belül köteles az archiválási feladatokat elvégezni.”
„(1) A közjegyzői ügyek nyilvántartásának és a hitelesítések nyilvántartó könyvének elektronikus formában történő vezetéséhez szükséges programot az országos kamara bocsátja a közjegyző rendelkezésére, míg a pénztárkönyvet, a pénztárnaplót és a papír alapú hitelesítések nyilvántartó könyvét a területi kamara záradékolja. A záradék tartalmazza a kiadott nyilvántartó könyv oldalainak számát. A záradékot az elnökség egy tagja aláírja, és a területi kamara bélyegzőjével látja el.”
„(1) A rendelet hatálya a közjegyző hatáskörébe tartozó
a) hagyatéki ügyek intézése,
b) okirat, pénz és érték megőrzése,
d) igazságügyi szakértő kirendelése,
e) értékpapír és okirat semmissé nyilvánítása és
f) a zálogjogi nyilvántartásba történő bejegyzésre irányuló eljárás
során a közjegyzők ügyvitelére terjed ki.”
„A közjegyzői ügyek nyilvántartása
28. § (1) A közjegyző köteles az ügyeket érkezési sorrendben bejegyezni a közjegyzői ügyekről vezetett nyilvántartásba (a továbbiakban: nyilvántartás). (2) A közjegyzői ügyben érkezett utóiratot az eredeti ügy száma alatt kell kezelni. A nyilvántartásban az ügyek számozása évenként 1-gyel kezdődik, és az ügyek érkezésének megfelelően folyamatosan növekszik.
(3) A közjegyző ügyszáma a következő: a közjegyző székhelyének a MOKK által megállapított azonosító száma, törve „Ü” betűjelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti számával, az érkezés évszámával, valamint a sorszámmal.
(4) A tartós helyettes a helyettesítés időtartamában a helyettesített közjegyző ügyszámát használva a helyettesített közjegyző nyilvántartását köteles folyamatosan vezetni.
(5) A közjegyző székhelyének azonosító számát a MOKK állapítja meg. Az azonosító szám első számjegye a területi kamarát, második számjegye a megyét, harmadik, negyedik és ötödik számjegye a közjegyző székhelyét jelöli.
(6) A közjegyző a nyilvántartást elektronizált formában vezeti.”
„28/A. § (1) A nyilvántartásba bevezetett hagyatéki ügyben címszó az örökhagyó, minden egyéb ügyben a kérelmező, vagy kérelmezők neve. (2) A kezdőiratokat és a kezdőiratként kezelendő iratokat a nyilvántartás soron következő új ügyszáma alatt kell nyilvántartásba venni. Az utóiratokat a kezdőirat ügyszámánál a nyilvántartás megfelelő rovatába kell bejegyezni.
(3) A kezdőiratként kezelendő iratok nyilvántartásba vételekor az iroda az ügyben keletkezett korábbi iratot az új ügyhöz szereli. Az iratszerelést a nyilvántartásban és az iratborítón fel kell tüntetni. Az iratszerelést mind a kezdőiratnál, mind a korábbi iratnál a nyilvántartás megjegyzés rovatában kell feltüntetni.
(4) Ha kiderül, hogy az utóiratot – helytelenül – új ügyként vették nyilvántartásba, azt az ügyben érkezett kezdőirathoz (kezdőiratként kezelendő irathoz) kell utóiratként nyilvántartásba venni. A helytelenül adott új ügyszámnál a megjegyzés rovatban fel kell tüntetni, hogy az iratot melyik ügyhöz szerelték.”
„(2) A nyilvántartásnak alkalmasnak kell lennie a címszó és az ügy tárgya szerinti keresésre, valamint az ügyforgalmi adatszolgáltatás elősegítésére.”
[A „megjegyzés” rovatban minden esetben fel kell tüntetni]
„b) a kezdőiratként kezelendő ügy nyilvántartásba vételekor az új ügyszámot a befejezett ügy iratborítóján, az új ügy iratborítóján pedig a befejezett ügy ügyszámát,”
„(9) A közjegyző által kijelölt dolgozó a nyilvántartásnak a befejezésre vonatkozó adatait havonta, a statisztikai adatszolgáltatás előtt egyezteti a tényleges állapottal. A nyilvántartás adatai alapján ellenőrzi, hogy az ügyekben a szükséges intézkedések időben megtörténtek-e; késedelem észlelése esetén az ügyszám megjelölésével a közjegyzőnek jelentést tesz.”
„(1) Az ügyek egyesítése a korábban, több ügy egyesítése a legkorábban nyilvántartásba vett ügyirathoz történik. Több ügy egyesítése esetén az összes iratot a legkorábban nyilvántartásba vett ügy száma alatt kell kezelni.”
[A helyi bíróság (Fővárosi Bíróság) irattárába történő átadáskor az iratokhoz a közjegyző mellékeli az átadott iratok jegyzékét és a betűsoros névmutatót. Az átadott iratok jegyzéke a következő rovatokat tartalmazza:]
„b) a közjegyzői ügy száma,”
„(4) Ha több személy részvételével vagy több tárgyban folyó eljárásban a közjegyző határozatának csak egyes személyekre vonatkozó vagy csak egyes rendelkezései emelkednek jogerőre, erről a határozatban rendelkezni kell. Ilyenkor a záradékban fel kell tüntetni azt a napot, amelyen a határozat részben jogerőre emelkedett, valamint azt, hogy mely részben hajtható végre.”
18. § A Vhr. 39/A. §-ában az „ügykönyv” szövegrész helyébe a „nyilvántartás” szöveg, az „ügykönyvi” szövegrész helyébe pedig a „nyilvántartási” szöveg lép.
a) 2. § 4. pontjában a „lajstromozott” szövegrész helyébe a „nyilvántartásba vett” szöveg,
21. § (1) E rendelet – a (2) bekezdésben foglalt kivétellel – 2009. január 1-jén lép hatályba.
(3) A közjegyző a hatálybalépés időpontjában folyamatban lévő ügyeket a 2009. évi nyilvántartásaiban új ügyszámmal átvezeti. Folyamatban lévő ügyek esetében – a soron következő intézkedés megtételekor – a 2008. évi nyilvántartások megjegyzés rovatában a 2009. évi ügyszámot, a 2009. évi nyilvántartás megjegyzés rovatában pedig a 2008. évi ügyszámot is fel kell tüntetni.
(5) E rendelet 2010. január 1-jén hatályát veszti.
Melléklet a 33/2008. (XII. 31.) IRM rendelethez
A ....... év ............ hónapjában elintézett ügyekről
|
1.1. Ügyleti okiratok száma: |
|
|
1.2. Tanúsítványok száma: |
|
|
1.3. Közjegyzői okirat készítés során közreműködés megtagadása: |
|
|
1.4. Meghiúsult közjegyzői okiratok száma: |
|
|
Közjegyzői okiratok száma összesen: |
|
2. Záradéki tanúsítványok
|
2.1. Másolat hitelesítése: |
|
|
2.2. Névaláírás hitelesítése: |
|
|
2.3. Közhitelességű nyilvántartás tanúsítása: |
|
|
2.4. Okirat felmutatása: |
|
|
2.5. Elektronikus letéti tár: |
|
|
2.6. Fordítás hitelesítése: |
|
|
2.7. Meghiúsult záradéki tanúsítványok száma: |
|
|
Záradéki tanúsítványok száma összesen: |
|
3. Közjegyzői nemperes ügyek
|
|
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
|
Az ügyek száma, megoszlása az eljárás időtartama szerint |
Hagyatéki ügyek |
Értékpapír-, és okirat semmissé nyilvánítási ügy |
Zálogjogi nyilvántartással összefüggő ügy |
Szakértői kirendelés |
Előzetes bizonyítás |
Bejegyzett élettársi kapcsolat megszüntetése |
Összesen |
|
Előző hónapról folyamatban maradt |
|
|
|
|
|
|
|
|
Érkezett |
|
|
|
|
|
|
|
|
Befejezett |
|
|
|
|
|
|
|
|
Folyamatban maradt |
1 éven túli |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 éven túli |
|
|
|
|
|
|
|
|
5 éven túli |
|
|
|
|
|
|
|
|
Az adott hónapban érkezett fellebbezések száma ügytípusonként |
|
|
|
|
|
|
|
|
Fel nem terjesztett fellebbezések |
Visszavonás |
|
|
|
|
|
|
|
|
Elutasítás |
|
|
|
|
|
|
|
|
A másodfokú bíróságról visszaérkezett ügyekben hozott határozatok: |
Helybenhagyás |
|
|
|
|
|
|
|
|
Hat. kívül helyezés, új eljárás |
|
|
|
|
|
|
|
|
Megváltoztatás |
|
|
|
|
|
|
|
|
Záradéki tanúsítványok készítése során közjegyzői közreműködés megtagadása: |
|
|
|
|
|
|
|
A befejezett ügyekben az eljárás időtartama*
|
0–3 hónap |
|
|
|
|
|
|
|
|
3–6 hónap |
|
|
|
|
|
|
|
|
6–12 hónap |
|
|
|
|
|
|
|
|
1 év felett |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 év felett |
|
|
|
|
|
|
|
Kelt, .............. év ............... hó ........... nap.
....................................................
* A kezdőirat érkezésétől a befejezésig eltelt idő. A határértékek az alacsonyabb kategóriában vannak feltüntetve.