Az oldalmenübe visszatéréshez használhatja az ALT + S billentyűket.
28/2015. (VIII. 7.) NFM utasítás
a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium iratkezelésének szabályairól1
2015.08.09.
1. § A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján, a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) ezen utasítás mellékleteként kiadom.
2. § A Szabályzat hatálya a minisztérium hivatali szervezetére terjed ki.
3. § A Szabályzat meghatározza a „nyílt” (nem minősített) iratokkal kapcsolatban az iratkezelés, a tárolás és a selejtezés szervezeti és eljárási rendjét.
4. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
5. §2
Melléklet a 28/2015. (VIII. 7.) NFM utasításhoz
A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
Értelmező rendelkezések
1. A Szabályzat alkalmazása során
1.1. Alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;
1.2. Archiválás: az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek, valamint adatállományaik és az elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón;
1.3. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
1.4. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;
1.5. Átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;
1.6. Átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik;
1.7. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;
1.8. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat-együttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;
1.9. Elektronikus tértivevény: elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;
1.10. Elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;
1.11. Elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikai hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;
1.12. Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;
1.13. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező iratkezelési segédeszköz;
1.14. Előzményezés: az a művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni;
1.15. Érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele;
1.16. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;
1.17. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;
1.18. Fiatolás: az a folyamat, amelynek során – az előadói ív felzetén a fiatolást jelző „F” betűjelnél – az illetékes vezető vagy az erre felhatalmazott ügyintéző dátummal ellátott aláírásával az ügyiratkezelő és ügyintéző részére az irat más minisztériumi önálló szervezeti egységéhez a „Felülvizsgálat előtt lássa” rovat aláírását, előzetes jóváhagyásra történő továbbítását elrendeli;
1.19. Hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;
1.20. Hivatkozási szám: a beérkezett irat azonosítója (beküldő szerv iktatószáma), amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;
1.21. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;
1.22. Időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;
1.23. Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;
1.24. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
1.25. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
1.26. Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
1.27. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;
1.28. Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzatának figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit az irattári terv, a minisztérium egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben digitalizálás alá nem vonható iratainak listája, valamint az iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye képezi;
1.29. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;
1.30. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely;
1.31. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat vagy irat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;
1.32. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;
1.33. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;
1.34. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;
1.35. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;
1.36. Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;
1.37. Irattárazás: az iratkezelés részeként az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező, hozzá érkező, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;
1.38. Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez;
1.39. Kézbesítés: a küldeménynek a kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;
1.40. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;
1.41. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügyiratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;
1.42. Kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;
1.43. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;
1.44. Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;
1.45. Központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;
1.46. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;
1.47. Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
1.48. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;
1.49. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;
1.50. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;
1.51. Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;
1.52. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
1.53. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;
1.54. Megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;
1.55. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett;
1.56. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;
1.57. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
1.58. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;
1.59. Rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;
1.60. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;
1.61. Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;
1.62. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;
1.63. Szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;
1.64. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, illetve ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;
1.65. Ügyfélkapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt;
1.66. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;
1.67. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
1.68. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;
1.70. Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;
1.71. Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;
1.72. Vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat;
1.73. Vótum: az előadói ív belső oldalának kötelező részét képező rovat, amely az előzmények, a tervezett intézkedések rövid leírását, a jogi háttér bemutatását, illetve egyéb szükséges információk rövid, lényegre törő, pontos összefoglalását, a javaslatok bemutatását tartalmazza.
2. Az értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során
d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,
e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet
rendelkezései az irányadóak.
Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
3. A Szabályzat hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium valamennyi munkatársára.
4. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.
5. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott külön szabályzat vonatkozik.
Az iratkezelés szervezete, felügyelete
6. Az iratkezelési feladat- és hatásköröket, valamint az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) határozza meg.
7. A szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően, a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el.
8. Az iratkezelés felügyeletét a miniszter által kijelölt jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon keresztül látja el. E feladatkörében felelős:
a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,
e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
f) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért,
g) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
h) az irattári tervben meghatározott idő után, az iratanyag selejtezéséért, maradandó értékű iratanyagok esetén azok levéltárba adásáért,
i) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért.
9. Az általános felügyelet ellátása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály Igazgatási Osztályának munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektől eltérő, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység dolgozóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett egység vezetőjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni.
10. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály írásban, határidő megjelölésével köteles felhívni az önálló szervezeti egység vezetőjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekről köteles írásban visszajelzést küldeni. Az ismétlődő, súlyos szabálytalanságokról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály soron kívül köteles tájékoztatni az önálló szervezeti egység irányítását ellátó állami vezetőt.
11. Az iratkezelési szoftver informatikai felügyeletét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály az üzemeltetőn keresztül látja el.
12. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
– döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
– a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
– az irattári tételszám meghatározása (legkésőbb az ügy befejezésekor),
– egyéb ügyiratkezelői utasítások megadása,
– a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,
– az iratokkal való elszámolás,
– az előadói ív elkészítése.
13. Az ügyiratkezelő feladatai az alábbiak:
– a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, az iratok őrzése, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése,
– az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.
14. Az ügyintéző és az ügyiratkezelő iratkezeléssel összefüggő feladataikat – az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően – a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett a Szabályzatban meghatározottak szerint látják el.
II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
Az iratok rendszerezése és nyilvántartása
15. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartásáról” szóló fejezetben meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügyiratkezelőnek az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak feltüntetésével az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisában (érkeztető könyv, iktatókönyv) kell nyilvántartani. Az iratkezelést olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
16. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú irat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik.
17. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
18. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – a nyilvántartások alapján, jegyzőkönyv felvételével – el kell számoltatni.
19. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett iratfordulatokból (alszámokból) összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben ugyanazon ügy irata tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
20. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják és irattári tételszámmal látják el.
21. Az ügyintézéshez már nem szükséges ügyiratokat – az irattárazás előadói íven történő vezetői jóváhagyását követően – az ügyiratkezelőknek a központi irattár részére kell megküldeniük.
A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
22. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője felelős az iratkezelési szoftver jogosultsági rendszerének kialakításáért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.
23. Az iratkezelési szoftver használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
– funkcionális jogosultság vagy szerepkör: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá (pl.: érkeztető, iktató-érkeztető, irattáros),
– hozzáférési jogosultság vagy munkakörnyezet: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely önálló szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja,
– objektum jogosultság: dokumentum szintű, azaz adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést a címzettnek, illetve a feladat címzettjének.
24. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjénél írásban kell kezdeményezni. A vezetői engedélyezést követően a beállítást végző rendszergazda vagy adatgazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését visszaigazolja.
25. A rendszergazda vagy adatgazda feladatai:
a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) az iratkezelési szoftverhez kapcsolódó
ca) hozzáférési jogosultságoknak,
cb) egyedi azonosítóknak,
cc) helyettesítési jogoknak,
cd) külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,
e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.
26. A rendszergazda vagy az adatgazda az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a kért jogosultság az iratkezelési szoftver működését veszélyezteti. Az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.
27. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető engedélyezi.
Hozzáférés az iratokhoz
28. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. Az iratkezelési szoftverben a hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.
29. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
30. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.
31. A döntés megalapozását szolgáló, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény alapján nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által készített „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.
32. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.
33. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban őrzött anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
34. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.
Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése
35. Az ügykezelés feladatait (érkeztetést, iktatást, irattárazást) az Igazgatási és Biztonsági Főosztály alatt működő Központi Iratkezelő Iroda és Központi Irattár, valamint az önálló szervezeti egységek ügyiratkezelői és ügyintézői végzik.
36. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
37. Az iratkezelési szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.
38. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (pl. átadás-átvétellel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok) elkülönítetten történjen.
39. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen, munkaidőn kívül történő tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.
40. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen, illetve a tárolással megbízott személynél tartani.
41. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügyiratkezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
42. Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől). Az iratok kezelése során – állaguk védelme érdekében – mellőzni kell a ragasztóanyagok alkalmazását.
III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
Az egyes szervezeti egységek iratkezelési feladatai
43. A Központi Iratkezelő Iroda feladata
a) a postai vagy kézbesítői úton érkezett küldemények (pl. levél, felterjesztés, távirat, csomag), valamint a benyújtó által közvetlenül átadásra kerülő küldemény munkaidő alatt történő átvétele,
b) a beérkező küldemények bontás utáni vagy bontás nélküli érkeztetése,
c) a küldemények önálló szervezeti egységeknek történő továbbítása,
d) expediálásra megküldött papíralapú iratok átvétele postázásra előkészítés érdekében,
e) a csomagok, sima és könyvelt postai küldemények, futárszolgálatoktól átvett küldemények és külföldi levelek postaköltségeinek kezelése, elszámolása.
44. A Központi Irattár feladatai
a) a szervezeti egységek lezárható iratainak átvétele, irattári elhelyezése, nyilvántartása és kezelése,
b) az önálló szervezeti egységek részére iratkölcsönzés biztosítása, ezek nyilvántartása,
c) a távozó elszámolási kötelezettség teljesítésének érvényesülése érdekében az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírása,
d) a központi irattárban elhelyezett iratok selejtezésének megszervezése, a selejtezésben való közreműködés, valamint a nem selejtezhető iratok levéltár részére történő átadása.
45. Állami vezetői titkárságok feladatai
a) a Központi Iratkezelő Irodából felbontás nélkül megkapott küldemények felbontása,
b) a titkárságra e-mailen érkezett küldemény – szükség szerinti – érkeztetése,
c) az érkeztetett iratok beadása a vezetőhöz szignálásra,
d) a titkárság által – saját hatáskörben – elintézésre kerülő ügyiratok esetén azok iktatása, előadói ív nyomtatása, annak vótummal történő ellátása, ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó irat Központi Iratkezelő Irodába történő leadása expediálás céljából,
e) ha a saját hatáskörben történő ügyintézéshez más vezetői titkárság vagy főosztály megkeresése szükséges, az iktatott irat továbbítása, felülvizsgálat előtti láttamozás esetén a felülvizsgálat előtt lássa rovat egyidejű kitöltésével,
f) a valamely főosztályhoz ügyintézés céljából szignált vagy más vezetői titkárságnak illetékességből átadandó iratnak iktatás nélküli továbbítása (szükség szerint határidő megjelölésével),
g) felülvizsgálatra megkapott irat vezetőhöz történő beadása, majd felülvizsgálat után kézbesítőlap kíséretében a küldő főosztályhoz történő továbbítás papír alapon és az iratkezelési szoftverben,
h) a teljes és irattári tételszámmal ellátott, lezárható ügyirat leadása a központi Irattár részére.
46. A főosztályok titkárságainak feladatai
a) a Központi Iratkezelő Irodából felbontás nélkül megkapott küldemények felbontása, a titkárságra e-mailen érkezett küldemény – szükség szerinti – érkeztetése,
b) az érkeztetett bejövő iratok vagy a más főosztálytól érkezett megkeresések (belső keletkezésű iratok) vezetőhöz történő beadása szignálásra,
c) az iratok iktatása (előzmény nélküli bejövő irat esetén saját főszámra, tárgyévi előzmény esetén a főszám alszámára, tárgyévet megelőző évben keletkezett ügyirat esetén szerelést kell alkalmazni), más főosztály által véleményezésre küldött irat esetén a küldő főszámának alszámára, továbbá más főosztálytól érkezett saját feladatkörben való intézkedés iránti kezdeményezés esetén saját főszámra (a vezető által megjelölt ügyintézőhöz feltüntetésével),
d) az előadói ív nyomtatása (ügyintéző feladata), kivéve a más főosztály alszámára iktatott vélemény esetén,
e) ha az ügyintézésre más főosztály jogosult, az irat továbbítása a hatáskörrel rendelkező önálló szervezeti egység részére,
f) ha felülvizsgálat előtt más önálló szervezeti egység vezetőjének az iratot látnia kell, akkor a felülvizsgálat előtt lássa rovat aláírása érdekében történő továbbítás,
g) az elkészült kiadmány Központi Iratkezelő Irodába történő leadása expediálás céljából, illetve belső keletkezésű irat esetén a válasz továbbítása a küldő főosztályhoz,
h) a teljes és irattári tételszámmal ellátott, lezárható ügyirat leadása a központi irattár részére.
A küldemények átvétele
47. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer (a továbbiakban: KÉR), hivatali kapu, valamint természetes személy személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.
48. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:
– a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,
– külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
– személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
– munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni, az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,
– telefaxon érkezett iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,
– elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,
– ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli,
– a hivatali kapun érkezett küldeményeket a küldemény átvételére feljogosított személy, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket az iratkezelési szoftver automatikusan veszi át és érkezteti.
49. A küldemény átvételére jogosult:
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:
– a címzett vagy az általa megbízott személy,
– a vezető vagy az általa megbízott személy,
– a szervezeti egység ügyiratkezelője,
– az Ügyfélszolgálati Információs Iroda munkatársa,
b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén a Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelője, illetve a szervezeti egység ügyiratkezelője,
c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja vagy az annak kezelésével megbízott személy,
d) hivatali munkaidőn túl a portaszolgálat vagy a szervezeti egység vezetője által ügyeleti szolgálatra kijelölt személy.
50. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
– a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
– az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
– az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
51. Az átvevő kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével a papíralapú irat átvételét elismeri. A küldemények központi elosztását a Központi Iratkezelő Iroda végzi, amely a papíralapú küldeményeket kézbesítő lappal továbbítja a minisztérium illetékes szervezeti egységei részére. Az elsőbbségi, valamint az „azonnal”, „sürgős” jelzésű küldeményeket az ügyiratkezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
52. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.
53. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
54. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes szervezeti egységnek vagy személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.
55. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
56. Helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
57. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell mellékelni.
58. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.
59. A küldemények átvételénél a minisztérium hatályos biztonsági előírásait is érvényesíteni kell (pl. az irat elektronikus úton történő érkezése esetén vírusellenőrzés).
A küldemények felbontása
60. A minisztérium KÉR-ben fel nem dolgozható küldeményeinek felbontása és érkeztetése a Központi Iratkezelő Irodában dolgozó ügyiratkezelők feladata, a KÉR-ben feldolgozott küldemények érkeztetését az iratkezelési szoftver automatikusan végzi.
61. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
– az „s. k.” felbontásra jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);
– azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.
62. A névre szóló küldemények közül a nem állami vezetőnek címzett, láthatóan hivatalos ügyben érkezett küldemények felbontandók.
63. A küldemények címzettje – amennyiben érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott küldeményt érkeztetés, illetve iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a feladó szervezeti egységhez.
64. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl.: melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
65. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.
66. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügyiratkezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.
67. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítő lapon az átvétel dátumának feltüntetését, az iratkezelési szoftverben a beérkezés és bontás idejét köteles rögzíteni.
68. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez mellékelten feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.
69. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket az irathoz kell csatolni.
70. A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is a Szabályzat rendelkezései az irányadóak.
71. A küldemény borítékját véglegesen az irathoz kell csatolni, ha
– az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
– a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
– bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
– az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott,
– ha elektronikusan érkezik az irat, a dokumentum beküldőjéről a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer információját egy fájlba kell menteni és a dokumentumhoz rendelten tárolni.
A küldemények érkeztetése
72. A küldemények érkeztetése a Központi Iratkezelő Iroda feladata, kivéve a szervezeti egységhez rendelt e-mail postafiókba érkezett küldeményt, amelyet a címzett önálló szervezeti egység érkeztet. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.
73. Az érkeztető szám az iratkezelési szoftver által generált, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám.
74. Papíralapú küldemények esetében az érkeztetés az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon történő elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztető azonosító) kitöltésével történik.
75. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
76. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetéssel az iktatás egyidejűleg megtörténik.
77. Felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az irathoz rendelni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.
78. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, az iratkezelési szoftver érkeztető/iktató felületén a „Beküldő szervezet neve” adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.
79. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
80. Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.
81. Az elektronikus postafiókra érkezett irat érkeztetését az illetékes önálló szervezeti egység végzi. Az elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum), online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.
82. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:
– KÉR-ben feldolgozott küldemények esetében KÉR-es azonosító,
– ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó, akkor ennek feltüntetését.
83. Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
84. Az elektronikus úton, nem a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
85. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.
86. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték irathoz történő hozzárendelésével is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
87. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a miniszter feladatkörét érinti.
Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
88. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.
89. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
90. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. Korábbi év(ek) főszámát tárgyévre átvinni nem lehet, az ügyiratot minden esetben a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni.
91. Ha az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell.
92. Amennyiben az ügy lezárását követően az összetartozó ügyiratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az adatbázis megfelelő rovatában az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügyiratkezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, akkor az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett ügyirathoz szerelni.
Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
93. Az ügyiratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.
94. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, előzményének iktatószáma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben az iratot közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, akinek feladata az irat kezelésének következő fázisát végrehajtani. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja, módosíthatja.
95. Az irat szignálására jogosult:
– kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző illetékes az ügyben,
– kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
– közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. határidő, sürgősségi fok), amelyeket a szignálás idejének megjelölésével az előadói ívre vagy az iratra jegyez fel és aláírja.
96. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – önálló szervezeti egység és ügyintéző a felelős.
97. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns utasítás (így különösen vezetői vagy ügyintézői) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap vagy grafit ceruzával írt utasítás) nem megengedett.
IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek
98. Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek nyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat visszakereshetősége biztosított legyen és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen.
99. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
– elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
– elektronikus iktatókönyvek (az iratok nyilvántartására),
– a név- és tárgymutató (az elektronikus iktatókönyv részeként),
– az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,
– kézbesítő lap, átadókönyv (más önálló szervezeti egység részére, illetve az ügyintézők részére történő átadásra),
– kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),
– futárjegyzék,
– főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),
– előadói ív,
– kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),
– irattári topográfia,
– bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
– kulcsdoboz nyilvántartási könyv.
100. A papíralapú iratkezelési segédleteket főnyilvántartási könyvben kell nyilvántartásba venni. A minisztérium főnyilvántartó könyvét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezeti.
101. A főnyilvántartási könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.
102. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket (pl. könyvet, naplót) hitelesíti. Amennyiben nincs lapszámozva, az Igazgatási és Biztonsági Főosztály biztosítja a lapok sorszámmal történő ellátását és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ....... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.
Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)
103. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával az önálló szervezeti egységeknél történik.
104. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
105. A minisztérium iktatókönyvei:
– központi iktatókönyv (NFM),
– szerződések iktatókönyve (NFM_SZERZ),
– humánigazgatás iktatókönyve (NFM_HUM).
106. Az iktatás során a kiválasztott iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:
– az iktatószámot,
– az iktatás időpontját,
– a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót (bejövő irat esetén),
– az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,
– az expediálás időpontját, módját,
– a küldő adatait (név, cím),
– a címzett adatait (név, cím),
– a hivatkozási számot (amennyiben van),
– a mellékletek számát, típusát (amennyiben van),
– az ügyintéző megnevezését,
– az irat tárgyát,
– az elő- és utóiratok iktatószámát,
– az iratkapcsolatokat (csatolás, szerelés),
– kezelési feljegyzés (pl. ügyintézés határideje és módja, visszaérkezés, egyéb megjegyzés),
– az irattári tételszámot (legkésőbb az ügy befejezésekor),
– az irattárba helyezést.
107. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.
108. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni és minden évben újakat nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.
109. Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.
110. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja az Igazgatási és Biztonsági Főosztálynak. A rendszergazda az adathordozó felületén véglegesítve rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.
111. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként az Igazgatási és Biztonsági Főosztálynak az üzemeltetővel együttműködve kell elkészítenie:
– az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,
– az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és
– az elektronikus dokumentumoknak
az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
112. Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományt és az elektronikus dokumentumokat archiválni kell és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni.
113. Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról az üzemeltető gondoskodik.
114. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.
Az előadói ív
115. Az ügyvitel segédeszközeként:
– az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának és egyéb nyilvántartási adatainak a feljegyzésére,
– az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,
– az iratok fizikai egységének biztosítására és
– a címzett szerv vagy szervezeti egység részére feladott, másodlati példány(ok) elhelyezésének biztosítására – annak kiküldéséig – előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.
116. Az előadói ív az erre a célra rendszeresített iratborító (A/3 méretű nyomtatvány), amelynek a mintáját a 3. függelék 1. iratmintája tartalmazza. Felzeti részének fejlécében a minisztérium nevét kell feltüntetni, majd az alább felsorolt rovatokat kell kötelezően kitölteni:
– ügyiratszám,
– készítő önálló szervezeti egység megnevezése,
– önálló szervezeti egység vezetője,
– elő- és utóiratok (szerelés esetén), csatolás (amennyiben van),
– tételszám (megadása legkésőbb az ügy lezárásakor kötelező),
– fiatolás esetén „Felülvizsgálat előtt lássa” rovat,
– irattárazás jóváhagyása.
117. Az előadói ív belső oldalán kerül feltüntetésre az ügyintéző által megfogalmazott intézkedés-tervezet (úgynevezett vótum), amely rövid összefoglalóként tartalmazza az ügy főbb körülményeit, az észrevételeket, javaslatokat, az esetleges előzetes tárgyalások eredményeit, vitás ügyekben a megállapított tényállást, adatokat, az esetleges jogszabályi rendelkezéseket, amely az adott ügy elintézését, a döntés meghozatalát befolyásolhatja. Ebben az ügyintéző meghatározhatja az előadói ívben elhelyezett másodlati példány(ok) továbbításának módját (pl. „ajánlott”, „tértivevényes” küldeményként vagy „soron kívül” történő kézbesítés) és utalhat a mellékletek elhelyezésére. A vótumot lehetőség szerint röviden, szabatosan kell megszerkeszteni. Az előadói ív felzetén további kezelési feljegyzések tehetők.
118. Ezt követően kerül sor az iratot keletkeztető szervezeti egység eredeti, irattári példányának megfogalmazására, amelyet keltezéssel, a kiadmányozó nevének feltüntetésével, az esetleges mellékletek felsorolásával, valamint a készítő ügyintéző és a további aláírók (jóváhagyók) nevének feltüntetésével kell befejezni.
119. Nem kell külön előadói ívet készíteni ahhoz a belső irányú irathoz, amelynek tárgya a minisztérium valamely önálló szervezeti egységének megkeresése alapján adott vélemény, amelyet a véleményező önálló szervezeti egység a megkereső szervezeti egység főszámának alszámára iktat. Ilyenkor a véleményt tartalmazó irat a megkereső szervezeti egység főszámán, a megkeresés iránti intézkedés előadói ívében kerül irattárazásra. A véleményező önálló szervezeti egység a véleményt tartalmazó iratpéldányt a véleményezést összefogónak (főfelelős) megküldi, az irat másodlati példányát pedig megőrzi. Ha az előzőek szerinti vélemény felülvizsgálat előtti láttamozására van szükség, akkor előadói ívet kell készíteni, amelyen fel kell tüntetni a fiatolást, továbbá előadói ívet kell készíteni akkor is, ha a főosztály a véleményezést összefogóként végezte és a többi főosztálytól hozzá futottak be a vélemények. Ez esetben az előadói ív szolgál a beérkező összes vélemény tárolására, továbbá az irányítást ellátó vezető szükség szerinti felülvizsgálat előtti láttamozása is ezen történik.
Az iktatószám
120. Az irat iktatószáma tartalmazza a keletkeztető önálló szervezeti egység azonosítóját/főszámot-alszámot/az irat keletkezésének aktuális évszámát/iktatókönyv jelölésére vonatkozó adatokat, amely egy adategyüttesként kezelendő. A főszám és alszám folyamatos sorszám, amelyet az elektronikus iktatórendszer automatikusan képez. Az azonosítók és jelölések kiadását, valamint iratkezelési szoftverben történő rögzítését az Igazgatási és Biztonsági Főosztály biztosítja.
121. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani és az irat különböző fordulatait alszámra kell iktatni.
122. A főszámokat és az ügyirathoz tartozó iratfordulatokat a főszám alatt kiadott alszámokon folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben generálja az elektronikus iktatórendszer.
123. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
Az iratok iktatása
124. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartásáról” szóló fejezetben meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, érkeztetéssel és iktatással kell nyilvántartani. Az irat abban az esetben iktatandó, ha azt adott szervezet működésének, illetve feladat- és hatáskörének szempontjából lényegesnek minősítik, ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el. Saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.
125. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
126. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok alszámnak minősülnek, iktatásuk a főszámra történik.
127. Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftver a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja.
128. Papíralapú, bejövő irat iktatása során az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton kell elhelyezni és rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.
129. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium nevét,
a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,
b) az érkeztető- és iktatószámának, valamint
c) a mellékletek számának
feltüntetésére szolgáló rovatokat.
130. A papíralapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a ... számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.
131. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok – alszámok másodlatainak – létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.
132. Az ügyiratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja.
133. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.
134. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.
135. Az ügyirat tárgya, illetve az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét.
Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
136. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:
– a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat,
– a munkaügyi nyilvántartásokat,
– a bérszámfejtési iratokat,
– a nem szigorú számadású bizonylatokat,
– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
– a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
137. A fizetési számla-kivonatokat, számlákat, könyveket, tananyagokat, meghívókat csak érkeztetni kell. Ezeket a címzett szervezeti egység őrzi.
138. A visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat az ügyiratba kell helyezni, illetve az iktató programban csatolni kell ahhoz az iktatószámhoz, amelyhez tartozik. A tértivevényeket a Központi Iratkezelő Iroda visszaküldi a szervezeti egységnek, annak ügyiratba helyezése az ügyintéző feladata.
139. Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
– sajtótermékeket,
– reklámanyagokat,
– az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket.
Az elektronikus dokumentumok iktatószámokhoz történő rendelése
140. A papíralapú, közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott iratokat az iktatást, a saját keletkeztetésű iratokat a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével digitalizálni és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok PDF formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.
141. Az iratok digitalizált képe képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.
Az iratok ügyintézésre továbbítása, az irat kiadása, átadása
143. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügyiratkezelő az iratkezelési szoftver által generált kézbesítő lappal vagy egyéb, az átadás-átvételt dokumentáló irat rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.
144. Az ügyiratkezelőnek kell átadni:
– az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézőnek,
– másik önálló szervezeti egységnek átadásra,
– külső szervnek továbbításra, valamint
– a határidőbe és irattárba
kerülő iratokat.
145. Az átvétel igazolása papíralapú irat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében történik.
146. Elektronikus úton történő iratátadás esetén a jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
147. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatás céljából, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, a papíralapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben, illetve a kézbesítőlapon aláírással kell igazolni. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét a szerepkör használata során a rendszer automatikusan rögzíti.
148. Az iratok ügyintézők részére történő továbbításáról dokumentáltan kell gondoskodni.
149. A visszakereshetőség biztosítása érdekében az iratok hollétét az iktatókönyv megfelelő rovatában folyamatosan rögzíteni kell (pl. ügyintézőnél, határidőben, központi irattárban).
150. Azon iratokat, amelyek ügyintézéséhez közreműködő önálló szervezeti egység előzetes véleménye, állásfoglalása szükséges irattovábbítással kell megküldeni.
151. A minisztérium más önálló szervezeti egységéhez felülvizsgálat előtti láttamozásra, előzetes jóváhagyásra csak azokat az iratokat továbbíthatja az ügyiratkezelő, amelyeket az illetékes vezető vagy az erre felhatalmazott ügyintéző az előadói ív felzetén a fiatolást jelző „F” betűjelnél aláírásával és dátummal látott el. Ennek hiányában az ilyen iratokat az érintett önálló szervezeti egységekhez továbbítani nem lehet, azokat a szükséges aláírás megszerzése érdekében az ügyintézőnek vissza kell adni.
152. A sürgős vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat az ügyintéző közvetlenül is átadhatja az érdekelt minisztériumi önálló szervezeti egység részére aláírás ellenében.
153. Több aláíró esetén az iratot sorrendben a következőnek, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt aláírónak kell megküldeni. Amennyiben nincs kijelölt helyettes, a késedelem elkerülése érdekében a soron következő aláírónak kell az iratot átadni.
Kiadmányozás
154. Az iratok kiadmányozási rendjét a minisztériumi SZMSZ részletesen szabályozza.
155. Az önálló szervezeti egységek vezetőinek feladata a szervezeti egységnél dolgozók kiadmányozási jogkörének megállapítása az ügyrendben. Az ilyen jogkörrel felhatalmazott dolgozókról az önálló szervezeti egységek vezetői – nevük, hivatali beosztásuk és a kiadmányozási jogkörük terjedelmét meghatározva, aláírás-mintát mellékelve – kötelesek névjegyzéket összeállítani, amelynek egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére minden év elején, illetve személyi, szervezeti változáskor kell átadni. Az ügyiratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve küldhet irattárba, amelyet az arra jogosult kiadmányozott.
156. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás bélyegző használatát a miniszter, illetve a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Az engedélyező irat másolatát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére nyilvántartásba vétel érdekében meg kell küldeni. Az aláírás bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak, ezért az aláírás bélyegző csak kivételes esetben használható.
157. Az ügyintéző az általa készített eredeti, irattári példányt szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezet eredeti és másodlati példányát saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén az ügyintéző, illetve ügyiratkezelő a kiadmányra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, azon a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát elhelyezi és aláírja.
158. A kiadmányozott irat eredeti – más önálló szervezeti egységnek vagy külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.
159. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
160. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén, az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.
161. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható.
162. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha
– azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja és aláírása mellett kimenő irat esetében a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
– a minisztérium a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el,
– a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.
163. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy
– a kiadmányozó aláírás bélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.
164. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, valamint a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvényben foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.
165. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról a Szabályzat VII. Fejezete rendelkezik.
166. A kiadmány továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.
167. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
168. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot létrehozó önálló szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője, továbbá az iratot őrző Központi Irattár munkatársa – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat.
A papíralapú irat továbbítása, expediálása
169. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és esetleges mellékleteit az ügyiratkezelő részére. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott iratot vehet át.
170. Az iratokat a szervezeti egységek ügyiratkezelői továbbítják, akik az irat átvétele után kötelesek
a) az iratot a címzettnek a Szabályzatban meghatározottak szerint, az „azonnal”, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,
b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.
171. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával.
172. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.
173. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító jegyzékkel a kezelési utasításoknak megfelelően adja át – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – a Központi Iratkezelő Iroda részére.
174. A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.
175. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.
176. A boríték címoldalán fel kell tüntetni
– a küldő szerv megnevezését és címét,
– az irat iktatószámát,
– a címzett megnevezését és címét,
– a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).
177. Az iratot a Központi Iratkezelő Irodán keresztül, kézbesítővel vagy elektronikus úton lehet továbbítani.
178. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, AZ IRATTÁRI TERV, AZ IRATTÁRI TÉTELEK, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS
Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
179. Az ügyiratkezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az irat előadói ívén fel kell tüntetni.
180. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
181. Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
– az egyéb iratoktól elkülönítve,
– a határidőként megjelölt naptári napok és iktatószámok sorrendjében
elhelyezni, majd a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyben eljáró ügyintézőnek dokumentált módon kiadni.
182. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az ügyiratkezelő az iratkezelési szoftver iktatókönyvének vonatkozó rovatában köteles rögzíteni.
Irattár
183. A minisztérium irattárai: az átmeneti és központi irattárak. Az átmeneti irattár az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben a szervezeti egység az élő, ügyintézés alatt álló iratait – a központi irattárba adást megelőzően – tárolja. A központi irattár a minisztérium önálló szervezeti egységeinek lezárt, irattári tételszámmal ellátott iratainak selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.
184. A központi irattárba leadott selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő maradandó értékű iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az Igazgatási és Biztonsági Főosztály által működtetett Központi Irattár feladata.
185. Irattárazás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
186. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet.
187. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell a központi irattári helyisége(ke)t berendezni.
Irattárazás és a központi irattár működése
188. Az irattárazás a birtokló önálló szervezeti egység kötelezettsége.
189. Átmeneti (kézi) irattárban lehet elhelyezni a szervezeti egység birtokában/kezelésében lévő élő, ügyintézés alatt álló ügyiratokat.
190. Központi irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat lehetőség szerint el kell távolítani.
191. A központi irattárba helyezést az előadói ív vonatkozó rovatának aláírásával a főosztályvezető, illetve az állami vezetői titkárság titkárságvezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.
192. Irattárazási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes alszámot – lehet.
193. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön irattárba átadásra.
194. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni és selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisíteni.
195. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatában az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot fel kell tüntetnie, valamint az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie.
196. Az ügyben keletkezett alszámokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító alszám irattári tételszámát kell adni.
197. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papíralapú másolatot kell készíteni vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
198. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattárazni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.
199. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
200. Az irattárba helyezés alkalmával az ügyiratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügyiratkezelő hiányosságot észlel, az iratot visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak pótlásáról. Hiányos vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügyiratkezelő irattárazásra nem vehet át.
201. Az ügyiratkezelő, ügyintéző az irattárból iratot betekintésre, illetve az ügy folytatása (esetleges szerelése) esetén – a lezárás feloldásának biztosításával – igényelhet vissza. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni, helyükre az átvevő által aláírt iratkiadó bizonylatot kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell.
202. Az ügyintézés befejezését követően az iratot birtokló önálló szervezeti egység az iratokat fizikálisan, valamint az iratkezelési szoftverben dokumentáltan, visszakereshető módon iratjegyzékkel (kézbesítőlappal) adja át a minisztérium Központi Irattárának.
203. A Központi Irattár az iratokat irattári tételszámmal ellátva, eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve veszi át megőrzésre. A központi irattárban az iratokat keletkeztető szerv/évkör/az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és savmentes dobozban őrizni, amelyeken fentieket kell feltüntetni.
204. A Központi Irattár
– tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat,
– az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezési eljárás alá vonja,
– gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Nemzeti Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.
205. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
206. A hiányosan átadott iratot vagy kézbesítőlapot a Központi Irattár nem fogadhatja be, azt annak pótlásáig az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni.
207. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét, szükség esetén az adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásban fel kell tüntetni a selejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
208. Az iratok Központi Irattárba átadásakor a szervezeti egység ügyiratkezelőjének két példányban kell elkészítenie az átadást dokumentáló – szoftver által generált – kézbesítőlapot (egyéb jegyzéket), amelyet az átadó és a Központi Irattár irattárosa ír alá.
209. A Központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
210. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
– a papíralapú iratokat, illetve
– az elektronikus iratokat és iktatókönyveket tartalmazó biztonsági másolatokat
a központi irattárban kell elhelyezni,
– a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).
211. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.
212. A minisztérium központi irattáraként működő helyiségekbe belépni csak az Igazgatási és Biztonsági Főosztály munkatársainak jelenlétében vagy előzetes engedélyével lehet.
Az irattári terv szerkezete és rendszere
213. A Szabályzat 1. függelékét az irattári terv képezi, amelynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.
214. Az irattári terv általános és különös részre tagolódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a minisztérium alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.
215. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.
Az irattári tételek kialakítása
216. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig terjedő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:
– egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
– a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.
217. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján
– a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
– a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,
– a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá
– a belső utasításokból.
218. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési ideje a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel, a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határideje az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével került meghatározásra.
219. Új irattári tétel létrehozására csak feladat- és hatáskör változás esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály hozzájárulásával kerülhet sor.
220. Az irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Magyar Nemzeti Levéltár és a belügyminiszter jóváhagyása szükséges.
221. Az irattári terv gondozása az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata. E feladat végrehajtásának biztosítása érdekében a minisztérium szervezeti egységei az Igazgatási és Biztonsági Főosztályt haladéktalanul kötelesek az időközben történt feladat- és hatáskörváltozásokról írásban tájékoztatni.
Az iratok selejtezése, megsemmisítése
222. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat lehetőleg évente, december 31-ig az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.
223. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
224. Az irat selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.
225. A központi irattárban az iratselejtezést az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság felállításával lehet elvégezni.
226. A selejtezést az előadói íven feltüntetett irattári tételszám, illetve az ahhoz tartozó megőrzési idő alapján kell végrehajtani.
227. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.
228. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám szerinti csoportosítását.
229. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyeket iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező melléklete a selejtezési iratjegyzék.
230. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
– a selejtezést végző önálló szervezeti egység megnevezését,
– a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
– a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
– az iratok évkörét (selejtezési iratjegyzéken is feltüntetésre kerül),
– a selejtezésre kiválogatott iratok terjedelmét (iratfolyóméterben),
– az önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
– a körbélyegző lenyomatát,
– a megsemmisítés időpontját,
– a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
231. A selejtezés tényét és időpontját az iratkezelő szoftver megfelelő rovatába be kell vezetni.
232. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok évkörét, tételszámát, az irattári tétel címét, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.
233. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban szereplő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
234. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
235. A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában a selejtezést koordináló önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.
236. A selejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre történő elszállítását a Központi Irattár koordinálja.
237. A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.
238. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően az iratkezelési szoftverből a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokkal bővült iktatókönyveket és a további őrzést igénylő elektronikus iratokat a rendszergazda elektronikus adathordozóra archiválja és megküldi az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére. Ezzel egyidejűleg a Központi Irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.
Az iratok levéltárba adása
239. Nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a minisztérium 15 év őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.
240. A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó iratokat az irattári terv szerint a rendelkezésre álló ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében – annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt – teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
241. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
242. Az elektronikus iratokat külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (pl. olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
243. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.
VI. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖR-VÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén
244. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkör-változása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
245. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.
246. Az iratkezelési folyamat szereplőit (vezető, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
247. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.
248. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Nemzeti Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.
A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése
249. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
250. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv részére kell átadni.
251. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.
252. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst kell rögzíteni.
253. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, irataikat a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani. Ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.
254. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.
255. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.
Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések
256. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A szervezeti egységek a személyi változásokról az adatgazdát értesítik, illetve kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.
257. A minisztérium vezetői és ügyintéző állományú dolgozói kormányzati szolgálati jogviszonyuk bármely okból történő megszűnésekor vagy tartós távollét (fizetés nélküli szabadság), illetve más minisztériumi szervezeti egységhez történő áthelyezéskor kötelesek a náluk lévő iratokat leadni, azokkal elszámolni.
258. Az elszámolási kötelezettség teljesítését a Központi Irattár az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírásával igazolja.
259. A fel nem lelhető ügyiratokról az önálló szervezeti egység vezetője levélben tájékoztatja az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét az ügyirathiányról. Az ügyiratkezelő vagy ügyintéző az irathiánnyal kapcsolatos – vezető által aláírt – nyilatkozatot az ügyiratban elhelyezi, majd az iratkezelési szoftver „Megjegyzés” rovatában a nyilatkozat elhelyezését rögzíti.
260. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének haladéktalanul új ügyintéző kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők a vezető felügyelete mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét.
261. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése vagy új ügyintéző kijelölésének elmaradása esetén az ügyintéző nevén lévő iratok az önálló szervezeti egység vezetőjének nevére kerülnek átírásra, annak dokumentálása mellett.
262. Állami vezető távozásakor titkársága köteles a titkárságon fellelhető iratokat áttekinteni, a folyamatban lévő ügyeket az arra jogosult vagy kijelölt személynek, illetve az iratot készítő önálló szervezeti egységnek az átadás-átvétel dokumentálása mellett átadni. Az elintézettnek ítélt iratokat jegyzék kíséretében a Központi Irattárnak kell átadni.
VII. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
Bélyegzők
263. A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyarország címerével ellátott körbélyegző. A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium, alul a sorszám szerepel.
264. A minisztérium kijelölt szervezeti egysége a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok tanúsítvánnyal történő ellátásának szabályairól szóló KüM rendelet előírásai alapján, az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében a közbenső felülhitelesítéshez angol nyelvű, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használ. A körbélyegzőn felül a „Ministry of National Development”, alul az önálló szervezeti egység hivatalos megnevezése angol nyelven és a körbélyegző sorszáma szerepel.
265. A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani. Nyilván kell tartani a használatban lévő aláírás bélyegzőket is. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.
266. Körbélyegző az állami vezető, illetve a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.
267. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik.
268. A szervezeti egység vezetője gondoskodik
– a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,
– szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.
269. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
270. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:
– írásban értesíti az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét,
– a Gazdálkodási Főosztály vezetője gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
– a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,
– az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.
Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
271. A sokszorosítást minden ügyintéző maga végzi.
272. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék a minisztérium épületében működtetett nyomdával készíttethető el. Ha erre kapacitáshiány vagy egyéb ok miatt nincs mód, akkor bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).
273. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
274. Az önálló szervezeti egység vezetője szervezeti egységénél köteles:
a) szükség szerint ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az iratok irattárba helyezésére,
b) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,
c) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
d) gondoskodni – a Szabályzatban meghatározott módon – az iratanyag központi irattárba adásáról,
e) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének.
275. Az önálló szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének meg kell küldenie.
276. Az iratkezelés általános felügyelete gyakorlásának keretében az Igazgatási és Biztonsági Főosztály betartatja az iratkezelésre vonatkozó szabályokat és a betartást ellenőrzi.
A nyilvántartásba vétel szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén
277. Iratkezelési rendszer üzemzavara esetén az adatgazda soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról, valamint arról, hogy az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.
278. Papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell megnyitni abban az esetben, ha bármely oknál fogva az ügyiratkezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.
279. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott (pl.: IBF/342-1/2015/ÜZ) papíralapú érkeztető könyvben kell nyilvántartásba venni, illetve iktatókönyvben kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető- és iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről és az egyéb azonosítók nyilvántartásáról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik. Azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.
280. Amennyiben az iratkezelési szoftverben használt iktatószám ismert, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
281. Az üzemzavar megszűnését követően minden, az üzemzavar ideje alatt keletkezett nyilvántartási számot az iratkezelési szoftverbe át kell vezetni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – kell jelezni.
282. Üzemzavar esetén használt iktatókönyvben a zárást az év végén iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lapra fel kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint megnyitását – az önálló szervezeti egység vezetőjének, ügyiratkezelőjének aláírása és a körbélyegző lenyomata hitelesíti. Üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem lehet. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
283. Az üzemzavar megszüntetését követően az adatgazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.
284. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett iratokat, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.
285. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.
VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE
286. Az elektronikus postafiókra érkező
a) elektronikus fájl,
b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény
érkeztetését az iratkezelési rendszerben kell végrehajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A minisztérium elektronikus postafiókját a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. működteti.
287. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – nyilvántartásba vételt megelőzően – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
288. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az iratkezelési szoftver alkalmazásával kell végrehajtani.
289. Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.
290. A levelezőrendszeren érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt, faxot az iratkezelési szoftver érkeztető vagy iktatókönyvébe áthelyezve kell megjeleníteni.
291. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.
292. A KÉR-be bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálással kapcsolatos felületein a „Hivatali kapu” kézbesítési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.
293. Amennyiben a KÉR-be be nem vont ügyfél részére a kézbesítésnek papír alapon kell megtörténnie, akkor a válaszlevelet a „Posta Hibrid” kézbesítési mód kiválasztásával szükséges megküldeni az elektronikus állomány hiteles papíralapú irattá alakítása érdekében.
294. Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát kell a címzett részére megküldeni. Ezzel egyidejűleg – az elektronikus hitelesítés bevezetéséig – a válaszlevelek egy papíralapú hiteles példányát is meg kell küldeni a címzettnek.
295. Elektronikus levélben iratot az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe nem tartozó szervezetnek vagy természetes személynek csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.
296. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén visszaigazolás biztosításával kell kezelni.
297. Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.
298. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.
300. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
301. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.
302. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
303. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – úgymint olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság – biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
304. A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az Infokommunikációért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság vezet nyilvántartást, az ezekre vonatkozó előírásokat az Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza.
305. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen, a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.
306. Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken elektronikus példányok kerültek iktatásra.
307. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.
Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjétől átvett papíralapú küldemények kezelése
308. A KÉR rendszerének működtetője a papíralapú küldemények feldolgozását követően a minisztériummal egyeztetett módon az iratokat további ügyintézés céljából átadja. A KÉR-ben tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a szervezeti egységek részére történő dokumentált átadásáról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik.
309. A címzett szervezeti egység gondoskodik az átvett iratoknak – a már elektronikus úton beérkezett irat alapján nyilvántartásba vett – ügyiratban történő elhelyezéséről és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezeléséről.
1. függelék a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Iratkezelési Szabályzatához
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
Az irattári jel összetevői:
1) Tételszám:
a) mind az általános mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:
A = Általános rész, (valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó);
b) a különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2) Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;
3) Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.
ÁLTALÁNOS RÉSZ
Tételszám
Megnevezés
Selejtezési idő
(év)
Lt.
A100
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A200
Szervezet és működés
A300
Ügyvitel
A400
Humán erőforrás és munkaügyek
A500
Gazdasági ügyek
A600
Fejezeti költségvetés
A700
Belső ellenőrzés
A800
Informatika
A900
Biztonság
A1000
Kommunikáció, sajtó, média
Tételszám
Megnevezés
Selejtezési idő
(év)
Lt.
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A101
A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai
N
15
A102
Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai
5
–
A103
Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok
5
–
A104
Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok
5
–
A105
Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok
5
–
A106
Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal, kapcsolatos iratok
5
–
A107
Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai
N
15
A108
Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai
5
–
A109
Egyéb tárcaközi bizottságok iratai
5
–
A110
Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai
5
–
Szervezet és működés
A201
Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok
N
HN
A202
A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)
N
15
A203
A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek, stb.
N
15
A204
Belső utasítások, körlevelek
N
HN
A205
A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések
N
15
A206
A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével parlamenti munkával kapcsolatos iratok
5
–
A207
Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok
N
15
A208
Kormánykabinet, egyéb kabinet, üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál
N
15
A209
Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál
5
–
A210
Közigazgatási Államtitkári Értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál
N
15
A211
Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál
N
15
A212
Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál
5
–
A213
Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a Kormányülés összehívásáért felelős tárcánál
N
15
A214
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál
N
15
A215
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál
5
–
A216
Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok
N
15
A217
A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)
N
15
A218
Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)
N
15
A219
Országos Érdekegyeztető Tanáccsal kapcsolatos ügyek
3
–
A220
Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok,
N
15
A221
Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően
5
–
A222
A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek
N
15
A223
Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél
5
–
A224
A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok
5
–
A225
Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások
N
15
A226
Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél
5
–
A227
Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások
N
15
A228
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai
N
15
A229
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratai
N
15
A230
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai
5
–
A231
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek
N
15
A232
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek
N
15
A233
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők
N
15
A234
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai
5
–
A235
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai
N
15
A236
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai
5
–
A237
A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek
5
–
A238
a minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai
2
–
A239
Központi államigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok
5
–
A240
Központi államigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.
2
–
A241
Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal, stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.
1
–
A242
Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok
15
–
A243
A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása
15
–
A244
Gazdasági társaságokban, felügyelő bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók
N
HN
A245
Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok
5
–
A246
Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok
10
–
A247
Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai
5
–
A248
OSAP statisztikai adatgyűjtéssel és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok
10
–
A249
Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos iratok
5
–
Ügyvitel
A301
Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok
N
15
A302
Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén
10
–
A303
Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén
5
–
A304
Kutatási engedély ügyek iratai
5
–
A305
Főnyilvántartó könyv
N
HN
A306
Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papír alapú továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)
N
15
A307
A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után
3
–
A308
Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló, stb.)
3
–
A309
Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék, stb.)
15
–
A310
Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés
N
HN
A311
Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés
N
HN
A312
Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)
10
–
A313
A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek
N
HN
A314
Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv
3
–
A315
A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv, stb.)
N
HN
A316
A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)
2
–
A317
Ügyiratból adatszolgáltatás
N
HN
A318
Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén
N
HN
A319
Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés
5
–
A320
Nem iktatott meghívók, tájékoztatók
2
–
Humán erőforrás és munkaügyek
A401
Foglalkoztatási jogviszony létesítésével kapcsolatos személyügyi iratok
10
–
A402
Foglalkoztatási jogviszony fennállása alatt keletkezett iratok (kinevezés-módosítások, értesítések, tájékoztatások, stb.)
10
–
A403
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő, szervezeti egységeknél keletkezett egyéb iratok, kezdeményezések
2
–
A404
Külszolgálat, nemzeti szakértők, nemzetközi álláspályázatok, európai uniós ösztöndíjprogram
2
–
A405
Ösztöndíjprogrammal és szakmai gyakorlattal kapcsolatos iratok
2
–
A406
A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok
5
–
A407
A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)
A jogviszony megszüntetéstől számított
50 év
–
A408
A vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok
*1
–
A409
A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos megkeresések és adatszolgáltatások
5
–
A410
A fegyelmi, kártérítési és etikai eljárások iratai
10
–
A411
Kitüntetéssel és elismeréssel kapcsolatos iratok
5
–
A412
Foglalkoztatási jogviszony ideje alatt történő képzésekkel, továbbképzésekkel, közigazgatási vizsgákkal és konferenciákkal kapcsolatos iratok
3
–
A413
Tanulmányi szerződések és azok módosításainak irattári példányai
A képzés
befejezését követő vállalt idő után 1év
–
A414
Lakásügyi, szociális, esélyegyenlőségi, egészségügyi, jóléti (rekreációs) és nyugállományba vonultak ügyeivel kapcsolatos iratok
3
–
A415
Érdekegyeztetéssel, érdekképviseleti szervekkel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei
N
15
A416
Közérdekből nyilvános adatok közzétételével kapcsolatos iratok
5
–
A417
Munkahelyi balesetekkel kapcsolatos iratok
5
–
A418
Foglalkoztatási jogviszony megszüntetésével és megszűnésével kapcsolatos iratok
10
A419
Háttérintézmények és gazdasági társaságok miniszteri munkáltatói jogkörbe tartozó jogviszony létesítésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos iratok
10
–
A420
Háttérintézmények és gazdasági társaságokkal kapcsolatos egyéb személyügyi iratok
10
–
A421
Miniszteri biztosok ügyeivel kapcsolatos iratok
10
–
Gazdasági ügyek
A501
Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok
8
–
A502
Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére
vonatkozó (kisebb értékű) iratok
8
–
A503
Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél
5
–
A504
Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)
8
–
A505
Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok
N
HN
A506
Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok
N
HN
________________
1 A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.
Tételszám
Megnevezés
Selejtezési idő
(év)
Lt.
A507
Szerződések iratai (lejárat után)
8
–
A508
Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok
10
–
A509
Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok
1
–
A510
Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok
8
–
A511
Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)
8
–
A512
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés
N
15
A513
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv
3
–
A514
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás
3
–
A515
A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása
8
–
A516
Államkincstári pénzellátás
8
–
A517
Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján
8
–
A518
Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok
8
–
A519
A fejezet és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai
8
–
A520
Központi beruházás iratai
8
–
A521
Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése
N
15
A522
A minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok
10
–
A523
A fejezeti zárszámadással kapcsolatos iratok
8
–
A524
Személyi juttatás
8
–
A525
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek
5
–
A526
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés
2
–
A527
Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (Központi Statisztikai Hivatal stb.)
5
–
A528
Bérpolitikai intézkedések végrehajtása
8
–
A529
Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok
10
–
A530
Társadalombiztosítással összefüggő iratok
10
–
A531
Számviteli éves költségvetési beszámoló
N
15
A532
Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat
8
–
A533
Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok
8
–
A534
Szigorú számadású bizonylatok
8
–
A535
Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek
8
–
A536
Évközi költségvetési beszámoló
8
–
A537
Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok
8
–
A538
Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok
8
–
A539
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai
3
–
A540
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok
3
–
A541
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok
3
–
A542
Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk
15
–
A543
Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok
8
–
A544
Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok
10
–
A545
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés
A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai
N
15
A602
Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok
8
–
A603
Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai
8
–
A604
Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés, stb.) kapcsolatos iratok
5
–
A605
Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai
8
–
A606
Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok
8
–
A607
Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai
5
–
A608
Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)
8
–
A609
Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)
8
–
A610
Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)
8
–
A611
Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok
8
–
A612
Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)
8
–
A613
Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai
8
–
A614
Külföldi utazásokkal kapcsolatos adminisztratív iratok
5
–
Belső ellenőrzés
A701
A minisztériumban, a fejezetnél, a miniszter által irányított, felügyelt központi költségvetési szerveknél és a közvetlen tulajdonosi joggyakorlás alatt álló gazdasági társaságoknál végzett ellenőrzések, valamint a fejezet költségvetéséből adott támogatások kedvezményezetteknél történő ellenőrzések iratai
N
15
A702
Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai
5
–
A703
Intézkedési tervek végrehajtásának iratai
10
–
A704
Tanácsadó tevékenység ellátásával kapcsolatos iratok
10
–
A705
Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok
5
–
A706
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai
N
15
A707
A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok
10
–
A708
Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok
10
–
A709
Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)
10
–
A710
Külső szerv által a miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)
10
–
A711
A miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzési szervezetei által küldött anyagok
5
–
A712
Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok, tárcaközi munkacsoportok anyagai
5
–
Informatika
A801
Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése
Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok
15
–
A805
Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai
15
–
A806
Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok
N
15
A807
Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai
5
–
A808
Védelemszervezéssel, kritikus informatikai infrastruktúrával kapcsolatos iratok
N
15
A809
Informatikai pályázatok ügyei
10
–
Biztonság
A901
A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok.
N
HN
A902
Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek
N
15
A903
Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok
N
HN
A904
Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok
5
–
A905
Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, megküldése
5
–
A906
Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek.
10
–
A907
Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek
2
–
A908
Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai
2
–
A909
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai
5
–
A910
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai
N
15
A911
Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz-és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után
5
_
A912
Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások
5
_
A913
Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók
5
_
A914
A minisztérium tűzvédelmi terve.
Rendkívüli eseményekről készített jelentések
5
_
A915
A minisztérium épületeinek őrzés-védelme
N
HN
A916
A minisztérium ügyeleti rendszere.
Az ügyelettel kapcsolatos ügyek
5
–
A917
Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos nyilvántartások
10
–
A918
Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos engedélyezési eljárások (TEMPEST, EUKT)
10
–
Kommunikáció, sajtó, média
A1001
Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)
2
–
A1002
A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok
10
–
A1003
PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok
N
15
A1004
PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)
5
–
A1005
Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok
3
–
A1006
Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok
5
–
A1007
Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok
5
–
NFM KÜLÖNÖS RÉSZ
Tételszám
Megnevezés
Selejtezési idő
(év)
Lt.
NFM100
Nem európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
NFM200
Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok
NFM300
Állami vagyongazdálkodás szabályozásával kapcsolatos iratok
NFM400
Állami vagyon felügyeletével kapcsolatos iratok
NFM500
Közlekedéssel kapcsolatos iratok
NFM600
Közlekedésfejlesztési Operatív Programokkal (KIOP, KÖZOP, IKOP, CEF) kapcsolatos iratok
NFM700
Program monitoring és pénzügyekkel kapcsolatos iratok
NFM800
Közúti és kötöttpályás projektekkel kapcsolatos iratok
NFM900
CEF programmal kapcsolatos iratok
NFM1000
Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Programokkal (KEOP, KEHOP, Kohéziós Alap) kapcsolatos iratok
NFM1100
Klíma- és energiapolitikával kapcsolatos iratok
NFM1200
Bányászattal kapcsolatos iratok
NFM1300
Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok
NFM1400
Infokommunikációval kapcsolatos iratok
NFM1500
Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok
NFM1600
Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok
NFM1700
Űrkutatással kapcsolatos iratok
NFM1800
Kiemelt állami szerződések iratai
NFM1900
Kiemelt közszolgáltatásokkal kapcsolatos iratok
NFM2000
Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok
NFM2100
Miniszter irányítása, illetve szakmai irányítása alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok
NFM2200
Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok
NEMZETI FEJLESZTÉSI MINISZTÉRIUM
Tételszám
Megnevezés
Selejtezési idő
(év)
Lt.
Nem európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
NFM101
Célelőirányzatok költségvetéséhez kapcsolódó ügyek iratai
N
15
NFM102
Célelőirányzatok szabályozáshoz kapcsolódó ügyei
15
–
NFM103
Célelőirányzatok ellenőrzéshez kapcsolódó ügyei
15
–
NFM104
Pályázati rendszerrel kapcsolatos ügyek
15
–
NFM105
Egyedi döntéssel kapcsolatos ügyek
15
–
NFM106
Fejlesztési célú támogatási szerződések
15
–
NFM107
Egyéb (nem fejlesztési és nem működési) célú támogatási szerződések
15
–
NFM108
Támogatáspolitikai intézkedések módszereihez és követelményeihez kapcsolódó ügyek
15
–
NFM109
Támogatáspolitikai feladatok végrehajtásában közreműködő szervezetekkel kapcsolatos ügyek
15
–
NFM110
Fejlesztéspolitikára vonatkozó szerződések és teljesítésigazolások, külső személyek, szervezetek megbízásával kapcsolatos ügyek
15
–
NFM111
Kormányzati egyeztetési fórumokkal kapcsolatos iratok
5
–
NFM112
Hazai szervezetekkel, testületekkel, bizottságokkal és társadalmi szervezetekkel összefüggő ügyek
5
–
NFM113
Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok iratai
N
15
NFM114
Nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő egyéb iratok
10
–
NFM115
Egyéb ügyek (állásfoglalások, vélemény, információkérés, általános levelezés, illetékességből áttétel) iratai
3
–
NFM116
Fejlesztéspolitikai programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos jogi szabályozás és feltételrendszer ügyei
Közérdekű megkeresésekkel kapcsolatos nyilvános és szakmai iratok
5
–
NFM123
Monitoring Bizottságok működésével kapcsolatos iratok
5
–
Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok
NFM201
Területfejlesztési szabályozási ügyek
15
–
NFM202
Országos jelentőségű kiemelt térségek (Balaton, Duna, Tisza) és azok területfejlesztési programjai megvalósításával kapcsolatos iratok
N
15
NFM203
Területfejlesztési tevékenység elismerésére alapított díjjal kapcsolatos ügyek
5
–
NFM204
Területfejlesztés eszközrendszerének fejlesztésével kapcsolatos ügyek
15
–
NFM205
Területfejlesztési támogatások és a decentralizáció irányelveivel kapcsolatos ügyek
N
15
NFM206
Régiók társadalmi, gazdasági fejlesztése érdekében kötendő megállapodásokkal kapcsolatos ügyek
10
–
Állami vagyongazdálkodás szabályozásával kapcsolatos iratok
NFM301
Az állami vagyon elidegenítésével, gyarapításával, a vagyon hasznosításával, átcsoportosításával, a vagyon ingyenes önkormányzati tulajdonba adásával kapcsolatos döntések előkészítése
N
15
NFM302
Az állami vagyonnal kapcsolatos joggyakorlást jelentő feladatok
20
–
NFM303
A nemzeti és azon belül az állami vagyonra vonatkozó szabályok kidolgozása, véleményezése
5
–
Állami vagyon felügyeletével kapcsolatos iratok
NFM401
A minisztérium tulajdonosi jogkörébe tartozó társaságok vagyonkezelésével és privatizációjával kapcsolatos anyagok, beleértve a társaság alapítására, átszervezésére, megszűntetésére vonatkozó iratok
N
15
NFM402
A tárcán kívüli tulajdonosi körbe tartozó, de az ellátási felelősség szempontjából a tárcához sorolódó társaságok vagyonkezelésével és privatizációjával kapcsolatos anyagok
N
15
NFM403
Kizárólagos állami tulajdonba tartozó ingatlanok, építmények vagyonkezelésével kapcsolatos iratok
N
15
NFM404
Portfolió kezelés iratai
N
15
NFM405
A felszámolói névjegyzék vezetésével összefüggő hatósági feladatokkal kapcsolatos iratok
15
–
NFM406
Az állami felszámoló szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok
N
15
NFM407
Az Elektronikus Értékesítési Rendszer működtetésével és üzemeltetésével kapcsolatos iratok
8
–
NFM408
A végelszámolás és felszámolás szabályozásával kapcsolatos iratok
10
–
NFM409
Egyéb felszámoláshoz kapcsolódó, nem hatósági ügyek iratai
10
–
Közlekedéssel kapcsolatos iratok
NFM501
Veszélyes áruk szállításával kapcsolatos ügyek
N
15
NFM502
Veszélyes hulladék szállításával kapcsolatos ügyek
5
–
NFM503
A közúti közlekedés finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai
10
–
NFM504
A közúti közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok
N
15
NFM505
Az infrastruktúra-politikával összefüggő iratok
10
–
NFM506
Vasúti infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok
N
15
NFM507
Vasúti közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok
N
15
NFM508
Vasúti infrastruktúrával kapcsolatos iratok
10
–
NFM509
Vasúti személyszállítással kapcsolatos iratok
5
–
NFM510
Vasúti árufuvarozással kapcsolatos iratok
5
–
NFM511
Vasúti jogalkotásra vonatkozó ügyek
5
–
NFM512
Vasúti dolgozókkal kapcsolatos ügyek
5
–
NFM513
Vasútbiztonsággal kapcsolatos ügyek
5
–
NFM514
Közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos ügyek
10
–
NFM515
Közúti közlekedéssel összefüggő képzést, szakképzést, továbbképzést, valamint ezek tananyagait érintő ügyiratok
5
–
NFM516
Közúti közlekedéssel kapcsolatos ügyiratok
5
–
NFM517
Közúti közlekedési infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok
N
15
NFM518
Közúti közlekedési infrastruktúrával kapcsolatos iratok
10
–
NFM519
Közlekedési hatósági ügyekkel kapcsolatos iratok
10
–
NFM520
Hajózás szabályozásával kapcsolatos iratok
N
15
NFM521
A hajózás finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai
10
–
NFM522
Hajózási infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok
N
15
NFM523
Nemzetközi hajózási szervezetekkel kapcsolatos iratok
10
–
NFM524
Légiközlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok
N
15
NFM525
Állampolgári megkeresések, panaszok
5
–
NFM526
Felügyeleti intézkedések
N
15
NFM527
Légiközlekedési infrastruktúra fejlesztésével (pl. repülőtér létesítése, fejlesztése) kapcsolatos iratok
N
15
NFM528
Légiközlekedés biztonságával és védelmével kapcsolatos iratok
N
15
NFM529
Légiközlekedési szakmai szervezetekkel kapcsolatos iratok, levelezések
5
–
NFM530
Környezetvédelmi PR tevékenység (Autómentes Nap, Mobilitási Hét stb.)
5
–
NFM531
Vasútszabályozással kapcsolatos ügyiratok (személyszállítás és pályahálózat kivételével)
10
–
NFM532
Természetvédelmi területre vonatkozó szabályozások (Natura 2000)
5
–
NFM533
Az autóbusszal végzett menetrend szerinti személyszállítás iratai
N
15
NFM534
Az autóbuszos közlekedési szolgáltatók járműbeszerzéseivel kapcsolatos iratok
10
–
NFM535
A vasúti közszolgáltatások iratai
N
15
NFM536
A vasúti közlekedési szolgáltatók járműbeszerzéseivel kapcsolatos iratok
10
–
NFM537
A helyi közösségi közlekedés iratai
10
–
NFM538
A közösségi közlekedésben alkalmazott utazási kedvezményekkel kapcsolatos iratok
10
–
NFM539
A közösségi közlekedés működtetésével, finanszírozási rendszerével és költségvetési tervezésével kapcsolatos iratok
N
15
NFM540
A közösségi közlekedés stratégiai és fejlesztési koncepcióival kapcsolatos iratok
N
15
NFM541
A közösségi közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok
N
15
NFM542
A személyszállítási közszolgáltatásokhoz történő egyenlő esélyű hozzáféréssel kapcsolatos iratok
N
15
NFM543
A közösségi közlekedési szolgáltatások minőségi követelményeinek (SLA) ügyiratai
10
–
NFM544
A közösségi közlekedés összehangolásával kapcsolatos kötelezettségvállalások, szerződések iratai
N
15
NFM545
A közszolgáltatók alvállalkozóinak bevonásával kapcsolatos iratok
10
–
NFM546
A komp- és révszolgáltatások iratai
N
15
NFM547
A közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos ügyek (légiközlekedési, vasúti, közúti zajpanaszok, zajtérképezés)
5
–
NFM548
Egyéb közlekedéssel kapcsolatos ügyek
3
–
NFM549
Vasúti személyszállítási közszolgáltatások iratai
N
15
NFM550
A közösségi közlekedés menetrendjeinek iratai
10
–
NFM551
Személyszállítási közszolgáltatás finanszírozásával kapcsolatos iratok
N
15
NFM552
Személyszállítási közszolgáltatás fejlesztésével kapcsolatos iratok
10
–
NFM553
Fogyatékos-üggyel és akadálymentesítéssel kapcsolatos iratok
10
–
Közlekedésfejlesztési Operatív Programokkal (KIOP, KÖZOP, IKOP, CEF) kapcsolatos iratok
NFM601
Külföldi, belföldi hivatalos utazásokkal kapcsolatos iratok
5
–
NFM602
Költségvetési rendelet 59. cikk (5) bekezdés a) és b) pontjában szereplő vezetői nyilatkozattal és éves összefoglalóval kapcsolatos iratok
15
–
NFM603
Minisztériumokkal és más országos hatáskörű szervekkel való kapcsolattartás iratai
5
–
NFM604
Minisztériumon belüli levelezés iratai
5
–
NFM605
Irányító Hatóságon belüli iratok
5
–
Program monitoring és pénzügyekkel kapcsolatos iratok
NFM701
Szabálytalanságokkal kapcsolatos iratok (szabálytalanság gyanú, vizsgálat, döntés, utánkövetés, jogorvoslati kérelmek)
25
–
NFM702
Kifogáskezeléssel kapcsolatos iratok
25
–
NFM703
Külső-belső ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok
25
–
NFM704
Hitelesítéssel kapcsolatos iratok
25
–
NFM705
KÖZOP zárásával kapcsolatos iratok
25
–
NFM706
KIOP program szintű zárásával kapcsolatos iratok
25
–
NFM707
KIOP projekt fenntartási és projektszintű zárása
25
–
NFM708
Pénzügyi-számviteli tartalmú iratok (kifizetési előrejelzések, hitelesítés, költségnyilatkozatok, forráslehívás, utalás, CEF támogatások, adatszolgáltatás a programokkal kapcsolatos külföldi jelentésekhez)
15
–
NFM709
Zárszámadással kapcsolatos iratok
15
–
NFM710
Kötelezettségvállalással, lekötött és szabad kerettel, program abszorpcióval kapcsolatos dokumentumok
25
–
NFM711
Helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatos iratok („A”, „B” és „C” szintű)
15
–
NFM712
Operatív Program módosításával kapcsolatos iratok
25
–
NFM713
KÖZOP Akcióterv módosításával kapcsolatos iratok
15
–
NFM714
IKOP többéves nemzeti kerettel és éves fejlesztési kerettel kapcsolatos iratok
25
–
NFM715
Pénzügyi ellenjegyzéssel, érvényesítéssel kapcsolatos iratok
25
–
NFM716
Programszintű zárással kapcsolatos iratok
25
–
NFM717
Projektszintű tájékoztatással, nyilvánossággal kapcsolatos iratok
15
–
NFM718
Monitoring bizottságok működésével kapcsolatos iratok (KÖZOP, IKOP, PM szintű MB és Horizontális MB)
25
–
NFM719
Program indikátorokkal kapcsolatos iratok (indikátor jelentés, indikátor módszertan)
15
–
NFM720
Programok horizontális céljainak teljesítésével kapcsolatos iratok
15
–
NFM721
Éves végrehajtási jelentéssel, záró végrehajtási jelentéssel, éves áttekintő értekezlettel kapcsolatos iratok
25
–
NFM722
Program értékeléssel kapcsolatos iratok
25
–
NFM723
Irányítási és ellenőrzési rendszer leírással kapcsolatos iratok
25
–
NFM724
OP-k kommunikációs stratégiájával kapcsolatos iratok
15
–
NFM725
Csalás elleni politika végrehajtásával kapcsolatos iratok
25
–
NFM726
Közbeszerzéssel kapcsolatos iratok
5
–
Közúti és kötöttpályás projektekkel kapcsolatos iratok
NFM801
Nagyprojektekkel, kiemelt projektekkel, pályázatos projektekkel kapcsolatos iratok (pályázatkezelés, projekt lebonyolítás, kifizetések nyomon követése, kockázatok feltárása, nagyprojektek benyújtása EUB felé, támogatási szerződések megkötése, módosítása, vállalkozói szerződések megkötése, módosítása, vállalkozói szerződések ex-ante és ex-post ellenőrzése)
25
–
NFM802
Projektek nyomonkövetésével kapcsolatos iratok
10
–
NFM803
Pályázati felhívásokkal kapcsolatos iratok
10
–
NFM804
Program- és projektszintű jelentések, beszámolók, felkészítők iratai
5
–
NFM805
Projektfelügyeleti rendszerrel kapcsolatos iratok
10
–
NFM806
Technikai segítségnyújtás prioritással kapcsolatos iratok
15
–
NFM807
Végrehajtás OP-vel kapcsolatos iratok
15
–
CEF programmal kapcsolatos iratok
NFM901
CEF belső iratok
25
–
NFM902
CEF-el kapcsolatos belső-külső levelezés (tájékoztatók, jelentések, beszámolók, minisztériumon belüli iratok, más szervezetekkel való kapcsolattartás iratai
25
–
NFM903
TEN-T végrehajtó hatósági feladat iratai
25
–
NFM904
Pályázati anyagok összeállításával, benyújtásával kapcsolatos iratok
Nemzeti Éghajlatváltozási Stratégiával és Éghajlatváltozási Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok
N
15
NFM1122
Zöldgazdaság-fejlesztéssel kapcsolatos iratok
N
15
NFM1123
Nemzeti Fenntartható fejlődési Stratégiával kapcsolatos iratok
N
15
NFM1124
Környezettechnológiákkal, környezetiparral kapcsolatos iratok
N
15
NFM1125
Olaj-, gáz és villamosenergia-ipar termelésével kapcsolatos iratok
10
–
NFM1126
Olaj-, gáz és villamosenergia-ipar fejlesztésével kapcsolatos
iratok
N
15
NFM1127
Olaj-, gáz és villamosenergia nemzetközi ügyei
N
15
NFM1128
Ásványolajtermékekkel kapcsolatos iratok
N
HN
NFM1129
Egyéb állampolgári megkeresések
5
–
NFM1130
Pályázatkezeléssel kapcsolatos iratok
N
15
Bányászattal kapcsolatos iratok
NFM1201
Szénbányászati szerkezetátalakítás iratai
N
15
NFM1202
Bányászati koncessziókkal kapcsolatos iratok
N
15
NFM1203
Bányajáradékkal és ásványvagyonnal kapcsolatos iratok
5
–
NFM1204
Általános bányászati iratok
5
–
Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok
NFM1301
Audiovizuális politikával kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM1302
Audiovizuális politikával kapcsolatos stratégiai ügyek
N
15
Infokommunikációval kapcsolatos iratok
NFM1401
E- közigazgatás
10
–
NFM1402
Központi Rendszer, Hivatali Kapu, Ügyfélkapu iratai
10
–
NFM1403
Elektronikus formanyomtatványok
10
–
NFM1404
Informatikai ügyekkel kapcsolatos szerződések
15
–
NFM1405
Informatikai együttműködések
15
–
NFM1406
Alkalmazástámogatási szerződések
15
–
NFM1407
Licenc kezelés
15
–
NFM1408
Informatikai infrastruktúra működése
5
–
NFM1409
Egységes Infrastruktúra Projekt
10
–
NFM1410
Informatikai, biztonsági szabályzatok, stratégiák és más biztonsági dokumentumok
N
15
NFM1411
Közigazgatási egyeztetésre küldött informatikával kapcsolatos iratok
10
–
NFM1412
A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs stratégiáinak, terveinek ellenőrzése, egyeztetése
N
15
NFM1413
A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs konszolidációjával és folyamatos kontrolljával kapcsolatos iratok
10
–
NFM1414
A minisztérium irányítása, felügyelete alatt álló szervek infokommunikációs infrastruktúrájáért felelős vezetőinek és az informatikai biztonságért felelős vezetőinek személyével kapcsolatos iratok
10
–
NFM1415
A nemzeti adatvagyonnal kapcsolatban végzett tevékenység iratai
15
–
NFM1416
A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs infrastrukturális fejlesztéseinek és beszerzéseinek gazdasági, gazdaságossági és biztonsági kérdéseivel kapcsolatos iratok
15
–
NFM1417
Közösségi célú szélessávú, és infokommunikációs infrastruktúra fejlesztésekkel kapcsolatos iratok
15
–
NFM1418
IKT szektor fejlesztésével kapcsolatos iratok
10
–
NFM1419
Digitális felzárkóztatással és kompetencia növeléssel kapcsolatos iratok
10
–
NFM1420
Digitális szolgáltatásokkal és gazdasággal kapcsolatos iratok
15
–
NFM1421
Közösségi infokommunikációs-, és információbiztonsággal kapcsolatos iratok
15
–
NFM1422
Informatikát érintő, máshova nem sorolható ügyek
5
–
Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok
NFM1501
Hírközléshez kapcsolódó ügyek iratai
N
15
NFM1502
Infrastrukturális támogatási programok anyagai
N
15
NFM1503
Hírközlés politikai elemzések, koncepciók
N
15
NFM1504
A távközlési tevékenységgel kapcsolatos minisztériumi állásfoglalások
N
15
Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok
NFM1601
A fogyasztók védelemével, az általános termékbiztonsággal,
a fogyasztási cikkekre vonatkozó piacfelügyelettel és ezek intézményeit érintő jogszabályok szakmai koncepciójának módosításával kapcsolatos ügyek
N
15
NFM1602
A fogyasztóvédelmi politika koncepciójával, a piacfelügyeleti stratégiával és a belőlük adódó feladatokkal kapcsolatos iratok
N
15
NFM1603
A fogyasztóvédelmet érintő egyedi panaszok, közérdekű bejelentések
5
–
NFM1604
A fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek, fogyasztói fórumok tevékenységének támogatási és fejlesztési feladatai
10
–
NFM1605
A békéltető testületek működése, támogatása
10
–
NFM1606
Az NFH irányításával kapcsolatos ügyek
N
15
NFM1607
Az NFH Ellenőrzési és Vizsgálati Programjával, valamint a programon kívüli ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek
N
15
NFM1608
Az NFH határozatai ellen benyújtott fellebbezések, egyedi panaszok, meghozott határozatok, végzések, ügyészi óvások
10
–
NFM1609
A Fogyasztóvédelmi Tanács és a Piacfelügyeleti Munkacsoport munkája
10
–
NFM1610
A 13. EKTB Fogyasztóvédelem, a fogyasztók egészségének védelme EU Szakértői Csoport
10
–
NFM1611
Az Európai Unió intézményeiben valamint más nemzetközi szervezetekben, hálózatokban, programokban, bizottságokban való részvétel (kiutazás dokumentumai, úti jelentések)
10
–
NFM1612
Fogyasztóvédelmi ismeretek oktatásával, szakképzéssel kapcsolatos ügyek (NAT, OKJ, felsőoktatás)
10
–
NFM1613
Fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek támogatásának pályázatkezelői működésével kapcsolatos
ügyek
10
–
NFM1614
Fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek tevékenysége
5
–
Űrkutatással kapcsolatos iratok
NFM1701
Űrkutatással kapcsolatos adminisztratív ügyek
10
–
NFM1702
Űrkutatással kapcsolatos stratégiai ügyek
N
15
Kiemelt állami szerződések iratai
NFM1801
PPP Közlekedési infrastruktúra projektek
8
–
NFM1802
PPP Közlekedési infrastruktúra projektek kiemelt iratai
N
HN
NFM1803
PPP Oktatási-kulturális projektek
8
–
NFM1804
PPP Oktatási-kulturális projektek kiemelt iratai
N
HN
NFM1805
PPP Sport projektek
8
–
NFM1806
PPP Sport projektek kiemelt iratai
N
HN
NFM1807
PPP Együttműködés iratai
10
NFM1808
A Támogatásokat Vizsgáló Iroda állásfoglalásai
N
HN
NFM1809
Az Elszámoltatási Kormánybiztos tevékenységéhez kapcsolódó iratok, adatkérések és adatszolgáltatások
N
15
NFM1810
Egyéb máshova nem sorolható PPP projektek iratai
8
–
NFM1811
Egyéb máshova nem sorolható kiemelt PPP projektek iratai
N
HN
Kiemelt közszolgáltatásokkal kapcsolatos iratok
NFM1901
Víziközmű-szolgáltatással kapcsolatos ügyek
5
–
NFM1902
Hulladékgazdálkodási közszolgáltatással kapcsolatos ügyek
5
–
NFM1903
Nemzetközi szerződésben vállalt kötelezettség teljesítésére irányuló projektekkel kapcsolatos ügyek
15
–
Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok
NFM2001
A nemzetközi kormánybizottságok anyagi
N
15
NFM2002
Az ENSZ és szakosított szerveivel kapcsolatos ügyek iratai
N
15
NFM2003
Nemzetközi szervezetek iratai
N
15
NFM2004
Külföldi ügynökség létesítése
N
15
NFM2005
Nemzetközi műszaki tudományos együttműködési megállapodások
N
15
NFM2006
EU-n kívüli országokkal kapcsolatos ügyek iratai
10
–
NFM2007
Nemzetközi légiközlekedési szervezetekkel (ICAO, ECAC, EuroControl, stb.) kapcsolatos és az EU komitológiai bizottsági tagsággal kapcsolatos iratok
N
15
NFM2008
Tengerhajózási nemzetközi szervezetek
N
15
NFM2009
Vasúti nemzetközi együttműködési szervezetek
N
15
NFM2010
Közúti közlekedési nemzetközi szervezetek iratai
N
15
NFM2011
Többoldalú együttműködés iratai
10
–
NFM2012
Nemzetközi közlekedési két-és többoldalú szerződések, egyezmények
N
15
NFM2013
Kétoldalú és regionális együttműködési fórumok
N
15
NFM2014
Bilaterális (kétoldalú) ügyek
10
–
NFM2015
Egyéb nemzetközi anyagok
10
–
NFM2016
Európai uniós ügyekkel kapcsolatos iratok
N
15
NFM2017
Külföldi kiküldetéssel kapcsolatos iratok
N
15
Miniszter irányítása alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok
NFM2101
Közlekedésbiztonsági Szervezettel kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2102
Közlekedésbiztonsági Szervezettel kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2103
Nemzeti Közlekedési Hatósággal kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2104
Nemzeti Közlekedési Hatósággal kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2105
Közlekedésfejlesztési Koordinációs Központtal kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2106
Közlekedésfejlesztési Koordinációs Központtal kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2107
Magyar Bányászati és Földtani Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2108
Magyar Bányászati és Földtani Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2109
Magyar Földtani és Geofizikai Intézettel kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2110
Magyar Földtani és Geofizikai Intézettel kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2111
Nemzeti Információs Infrastruktúra Fejlesztési Intézettel kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2112
Nemzeti Információs Infrastruktúra Fejlesztési Intézettel kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2113
Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2114
Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2115
Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatósággal kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2116
Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatósággal kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
Miniszter felügyelete, tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó egyes szervekkel kapcsolatos iratok
NFM2201
Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2202
Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
NFM2203
Nemzeti Fejlesztési Programiroda Nonprofit Kft.-vel kapcsolatos adminisztratív ügyek
5
–
NFM2204
Nemzeti Fejlesztési Programiroda Nonprofit Kft.-vel kapcsolatos kiemelt ügyek
N
15
2. függelék a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Iratkezelési Szabályzatához
Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények jegyzéke
1. az Európai Bizottsággal történő levelezés iratai,
2. költségvetés tervezésének iratai,
3. pályázatokhoz, támogatási kérelmekhez, projektekhez kapcsolódó iratanyag és teljes dokumentáció (projekt státuszjelentések, kifizetési kérelmek és hiánypótlásaik, szakértői szerződésekkel kapcsolatos tanulmányok, megvalósíthatósági tanulmányok, projektzárási anyagok, szabálytalansági eljárások vizsgálatok anyagai, beadványok, panaszok, követelésekkel kapcsolatos levelezés),
4. bírósági és közjegyzői iratok,
5. nemzetközi szervezetektől érkező küldemények.
3. függelék a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Iratkezelési Szabályzatához
A MINISZTÉRIUM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) ÁLTAL RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA
Az iratmintatárban a minisztérium szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.
A kimenő, a belső keletkezésű levelek, valamint a feljegyzések kötelező betűtípusa 12-es méretű Times New Roman.
Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:
1. előadói ív (felzet),
2. előadói ív (irattári példány),
3. állami vezetői kimenő levél,
4. főosztályvezetői kimenő levél,
5. belső keletkezésű kimenő levél (azonos szintű szervezeti egységek egymás közötti levelezését biztosító irat)
6. feljegyzés (az önálló szervezeti egység felettes szervezeti egysége felé irányuló levél)
Amennyiben az igény soron kívüli, kérjük indokolni:
Csere/pótlás indoka:
Teljesítési cím:
1. Az igénylő személy neve, hivatali egység megnevezése, (Főosztály, Osztály) telefonos elérhetősége:
2. A bélyegzőt/pecsétnyomót használó személy neve, beosztása, szervezeti egysége:
3. A készítendő bélyegző szövege:
4. A készítendő bélyegző fajtája:
5. A bélyegző/pecsétnyomó cseréjének/pótlásának indoka:
6. Rendelkezünk felhasználható bélyegzőházzal, csak szöveglemezt kérünk gyártani:
□ igen □ nem
Igen válasz esetén a bélyegzőház típusa, a szöveglemez mérete:
Szigorú számadású, sorszámozott bélyegző esetén az igényelt bélyegzőn szerepeltetendő sorszám:
□
Keltezés helye, ideje
………………………………………… Igénylő szervezeti egység vezetőjének neve, beosztása
Az átadás-átvétel igazolása (olvasható aláírás, dátum): …………………………
___________________________
2 A felesleges részeket kérjük kihúzni
3 A megfelelőt kérjük aláhúzni
12. iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv
SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
Iktatószám:
Iratselejtezési jegyzőkönyv
Készült: dátum, hivatali egység és helyiség megnevezése
A selejtezési bizottság tagjai: ………………………………
………………………………
A selejtezést ellenőrizte: ………………………………
a vezető neve és beosztása
Az alapul vett szabályzat, utasítás: az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok:
A selejtezés alá vont iratok: (hivatali egység)
(évköre)
Eredeti terjedelem: ……………………………… ifm.
A kiselejtezett iratok mennyisége: ………………………… ifm.
A kiselejtezett iratok felsorolása:
Év
Tételszám
Irattári tétel címe
Terjedelem (ifm)
A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
kmf.
………………………… …………………………… aláírás aláírás
…………………………………….
ellenőrző vezető aláírása
(P. H.)
Készült: 2 példányban
Kapják: 1 példány: Magyar Nemzeti Levéltár
1 példány: Irattár
Oldalszám
13. iratminta: selejtezési iratjegyzék
SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
Iktatószám:
Selejtezési iratjegyzék
Év
Tételszám
Iktatószám(ok)
Keltezés helye, ideje
Jegyzéket készítette: ………………………………………
aláírás
Készült: 2 példányban
Kapják: 1 példány: Magyar Nemzeti Levéltár
1 példány: Irattár
Oldalszám
14. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzőkönyv
SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
Iktatószám:
Iratátadás - átvételi jegyzőkönyv
Készült: dátum, szerv, helyiség megnevezése
Átadó: az átadó szerv/személy megnevezése, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Átvevő: az átvevő szerv/személy megnevezése, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Az átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag, iratkezelési segédlet:
az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése
Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások, stb. felsorolása. Utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.
aláírás aláírás …………………………………………… ……………………………………
átadó átvevő
(P. H.) (P. H.)
Látta:
…………………………………………
szervezeti egység vezetője
Melléklet: …… lap iratátadás-átvételi jegyzék
Készült: …… példányban
Kapják: átadó megnevezése
átvevő megnevezése
Irattár
Oldalszám
15. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzék
Iratátadás-átvételi jegyzék
Átadási egység sorszáma
Év
Irattári tételszám,
tételcím
Iktatószámok felsorolása
1. doboz/csomag
2. doboz/csomag
Keltezés helye, ideje
aláírás ……………………………………………… készítő neve, beosztása
