A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdésének b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével – a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével – a következő utasítást adom ki:
„12/A. Papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítása
70/A. Külső szervtől/személytől érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú irat átvételére kizárólag a Központi Postázó, illetve a hiteles másolatkészítésre külön engedély szerint feljogosított hivatali egység (a továbbiakban együtt: másolatkészítő szerv) jogosult.
70/B. A másolatkészítő szerv:
a) az elektronikus iratkezelő rendszerben kitölti az „Érkeztető”, illetve „Postabontás” felületet,
b) elkészíti a papíralapú irat elektronikus másolatát,
c) összeveti a másolatot az eredeti példánnyal és csatolja az iratkezelő rendszerbe,
d) az egyezést a hitelesítési záradék elhelyezésével tanúsítja,
e) őrzi az irat papíralapú példányát.
70/C. Amennyiben a digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú iratot nem másolatkészítésre jogosult vesz át, köteles azt haladéktalanul a másolatkészítő szerv számára az iratkezelő rendszerben dokumentáltan átadni.
70/D. Az érkezett irat az Iratkezelési Szabályzat 2. függelékének 4. pontjában felsorolt ügykörökbe sorolható papíralapú példányát – az indokoltság vizsgálatát és megállapítását követően – az ügyintéző hivatali egység köteles 90 napon belül a másolatkészítő szervtől kikérni és az ügyiratban elhelyezni.
70/E. Az érkezett irat papíralapú példányát az ügyintéző hivatali egység tagja kérheti ki/adhatja vissza a másolatkészítő szervtől/szervnek.
70/F. Hiteles másolat készítésére irányuló jogosultság az iratkezelésért felelős hivatali egység vezetőjénél igényelhető, amennyiben azt a közvetlenül a hivatali egységhez érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső iratok mennyisége indokolja.
70/G. A jogosultság igénylésével egyidejűleg az igénylő hivatali egység vezetője megjelöli a másolatkészítő személyek:
a) hatósági igazolványban foglalt nevét,
b) munkakörét,
c) a jogosultság kezdő időpontját.
A jogosultság megszűnésének időpontjáról a hivatali egység vezetője tájékoztatja az iratkezelésért felelős vezetőt, aki gondoskodik a jogosultak külön nyilvántartásának vezetéséről.
70/H. A másolatkészítő szerv a megsemmisítési jegyzékre kerülő iratok papíralapú példányait elkülönített módon 90 napig tárolja, majd elkészíti a megsemmisítési jegyzőkönyvet, és gondoskodik az iratok megsemmisítéséről.
70/I. Az iratkezelésért felelős vezető gondoskodik a hiteles másolatkészítési eljárás rendszeres ellenőrzéséről.
70/J. Az informatikáért felelős vezető felelős a másolatkészítéshez szükséges alkalmazások és tárgyi eszközök rendelkezésre állásáért és folyamatos, üzembiztos, rendeltetésszerű működéséért.
70/K. A hiteles elektronikus dokumentumok megváltoztathatatlanságát az iratkezelő rendszer a Belügyminisztérium Másolatkészítési Szabályzata szerinti műszaki dokumentációban bemutatott módon biztosítja.”
„4. Külső szervtől/személytől érkezett, hiteles elektronikus másolattá alakítandó, emellett papír alapon is megőrzendő iratok ügykörei, amelyen belül mindig egyedileg kell vizsgálni az érkezett papíralapú példány megőrzési kötelezettségét:
a) a kormányzati munkával, jogalkotással,
b) szervezettel és működéssel, munkaügyekkel,
c) gazdasági és ingatlanügyekkel,
d) hazai és európai uniós finanszírozású támogatási szerződésekkel,
